Cancelamento extemporâneo: saiba o que é, como fazer, multas e mais!
Para quem trabalha com gestão de frotas, administrar documentos fiscais é algo do dia a dia. Porém, acontecem situações em que é necessário um cancelamento fora do prazo.
Se você já passou por casos de emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) ou Nota Fiscal Eletrônica (NFe) com informações erradas ou perdeu o prazo estipulado para a anulação do documento, precisa entender como funciona o cancelamento extemporâneo.
Por isso, na Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) existe o cancelamento extemporâneo, que permite anular um documento eletrônico mesmo após o prazo normal estipulado.
Entenda mais como solicitar cancelamento extemporâneo a seguir.
O que é cancelamento extemporâneo?
O cancelamento extemporâneo, ou cancelamento fora do prazo, é um recurso disponibilizado pela SEFAZ que permite que o contribuinte cancele uma nota fiscal eletrônica após o prazo estabelecido em lei.
Por exemplo, vamos supor que a sua empresa realizou uma venda e emitiu a nota fiscal da mercadoria, que será enviada no dia seguinte. Porém, o cliente percebeu que pediu o produto errado e cancelou o pedido.
Nesse caso, será necessário cancelar a nota fiscal. Como se passaram 24h da emissão, você deve fazer o cancelamento extemporâneo.
Quem pode solicitar o cancelamento extemporâneo?
O cancelamento extemporâneo está disponível apenas para quem emite alguns documentos fiscais.
Assim, é permitido que eles usem o recurso caso precisem anular algum documento depois do encerramento do prazo de cancelamento normal.
Vale ressaltar que ele deve ser solicitado por quem emitiu o documento, e não por terceiros.
Quando usar o cancelamento extemporâneo?
Geralmente, o cancelamento extemporâneo é solicitado quando acontece algum tipo de falha no preenchimento de documentos, como dados errados do cliente ou dos produtos, por exemplo.
Essa possibilidade ajuda a evitar o pagamento de encargos futuros. Afinal, quando os documentos são preenchidos com informações erradas, podem gerar multas e até a recusa da mercadoria no momento da entrega.
Por isso, é preciso ter muita atenção à documentação de transporte.
Existe outra situação em que é viável fazer o cancelamento extemporâneo, que é quando a venda é cancelada pelo cliente, responsável por pagar o valor do frete.
Nesse tipo de situação, tanto o vendedor quanto a própria transportadora são prejudicados. Assim, para evitar mais prejuízos, é possível utilizar o recurso de cancelamento para anular o documento emitido.
Qual é o prazo para fazer o cancelamento extemporâneo?
Primeiramente, é importante saber que o prazo para cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica, de acordo com a lei atual, é de 24 horas após a sua autorização.
Depois desse período, acontece o cancelamento extemporâneo de NFe. Já nesse formato, a solicitação tem um prazo de até 168 horas, o que corresponde a sete dias corridos.
No caso do Conhecimento de Transporte Eletrônico, será preciso abrir um protocolo na Secretaria da Fazenda para informar que a empresa não seguiu o prazo normal de anulação do CTe.
Como fazer o cancelamento extemporâneo?
Para fazer o cancelamento extemporâneo dos documentos fiscais eletrônicos é necessário abrir um protocolo na SEFAZ informando que o prazo não será cumprido.
Entretanto, é importante conferir as especificações do seu estado e ver como funciona o procedimento, pois ele pode mudar de lugar para lugar.
Por exemplo, em alguns estados é possível fazer o processo pelo site, enquanto em outros é preciso ir até um posto de atendimento.
Cancelamento extemporâneo gera multa?
Os cancelamentos que ocorrem após o prazo legal podem gerar multas de valores diferentes em cada estado.
Por exemplo, em São Paulo, de acordo com o Regulamento do ICMS/2000, o cancelamento extemporâneo corresponde a 10% do valor declarado no documento fiscal.
Já nos casos de empresas que não têm documentação fiscal necessária para a carga, elas devem obrigatoriamente pagar uma multa que varia entre 20% e 40% do valor do serviço prestado.
Por isso, é fundamental atentar às regras da sua região para se preparar caso a sua empresa passe por uma situação dessas.
Além disso, é importante ter atenção para não passar por situações de perda de prazo ou necessidade de um cancelamento extemporâneo novamente.
Gostou do conteúdo e quer continuar se informando? Então, leia também sobre como terceirizar uma frota pode otimizar os processos da sua empresa!
Perguntas Frequentes sobre Cancelamento Extemporâneo
O cancelamento extemporâneo é relacionado ao momento em que uma nota fiscal é cancelada após o prazo legal de cancelamento. Ele pode ocorrer devido a uma emissão indevida, erros nos dados ou falta de comunicação prévia ao fisco.
Os prazos podem variar conforme a legislação local, mas, no geral, o cancelamento pode ser realizado sete dias corridos após a emissão da nota fiscal ou em até 5 anos.
Para cancelar uma nota fiscal fora do prazo, é necessário entrar em contato com o órgão fiscal e seguir as orientações. Geralmente, são exigidos requerimento de cancelamento, comprovantes de pagamento e justificativa para a solicitação.
Para evitar o cancelamento extemporâneo, é necessário adotar práticas corretas de emissão e revisão de notas fiscais, manter um controle rigoroso das operações e realizar os cancelamentos nos prazos estabelecidos.
As consequências e penalidades do cancelamento extemporâneo são relacionadas a inclusão de multas e sanções conforme a legislação fiscal vigente, afetando a regularidade e reputação da empresa.
