Carro para trabalho: entenda quais as obrigações da empresa

Algumas pessoas ainda têm dúvidas sobre os direitos e os deveres da empresa e do condutor quando se trata do carro utilizado para o trabalho, sendo ele próprio ou não. Principalmente quando falamos sobre abastecimento.

É preciso ter um controle minucioso para que informações importantes não se percam, como os quilômetros rodados por determinado condutor e em qual carro foi feita a rota.

São muitas questões! Mas não se assuste; vamos ajudar você a organizar tudo da melhor forma. Veja só.

Quando geralmente se usa o carro para trabalho?

Existem duas situações muito comuns quando falamos disso. Para chegar ao local de trabalho, o colaborador pode abrir mão do benefício de vale-transporte e utilizar o seu carro particular. Em alguns casos, a empresa oferece ajuda de custo, o que, por lei, não é obrigatório.

O outro cenário é quando o funcionário usa o seu carro para fazer serviços da empresa, como entregar mercadorias, visitar clientes, realizar manutenções, entre outros. Nesse caso, a lei exige que a organização arque com todas as despesas do veículo.

E o cálculo para o reembolso varia de empresa para empresa, embora haja boas práticas do mercado! Ensinamos aqui como calcular o km rodado para reembolso.

Lembrando que é de suma importância que um contrato de prestação de serviço seja assinado por ambas as partes quando é necessário que o colaborador utilize o seu carro para trabalho.

Inclusive, se você é um gestor, é de suma importância saber como fazer um termo de responsabilidade do veículo bem completo.

Entenda como trabalhar com carro próprio

Trabalhar com o carro próprio não é algo fora do comum, pelo contrário; vendedores, representantes e consultores externos muitas vezes utilizam essa opção para que o trabalho fique mais fluido e eficiente, e podem contar com a justiça para ajudar nessa decisão.

É indicado que a empresa faça um contrato, com o colaborador, de prestação de serviço, responsabilizando-se pelos gastos do carro. Para tal, o contrato de uso de carro para trabalho deve englobar:

• Manutenção
• Desgaste natural das peças
• Combustível
• Taxa de licenciamento
• Seguros legais

Então, fique atento para que todas as cláusulas desse contrato sejam cumpridas corretamente e conheça também a lei do motorista.

Como calcular o reembolso nesses casos?

Além do valor do combustível gasto nos quilômetros rodados com o carro durante o trabalho, a manutenção e o desgaste do veículo também precisam entrar na conta. No contrato, a empresa já deve estabelecer um padrão. Geralmente, esse padrão é com base na km rodada pelo funcionário.

Além disso, é interessante que no contrato esteja previsto quais os deveres da empresa em caso de imprevistos, como sinistros ou furtos e roubos.

Veja como fazer o cálculo:

• Abastecimento: para chegar ao valor, multiplique o preço do combustível pelo consumo médio em litros.
• Taxas: o licenciamento precisa entrar 100% na conta, assim como os impostos, pois o veículo está sendo usado mais para trabalho do que para lazer do proprietário.
• Manutenção: se o carro está na rua, ele está sujeito a passar por buracos, sofrer esbarrões, ter o pneu furado, entre outros pontos. Por isso a manutenção preventiva, conforme previsto no manual do veículo, precisa entrar no cálculo.

Muitas empresas ainda enfrentam dificuldades na hora de fazer esse tipo de cálculo quando pedem que o funcionário use o carro para trabalho, mesmo com todas as notas fiscais de comprovação.

Contudo, essa situação não pode ser uma justificativa para questionar os valores apresentados. Por isso, para melhorar a gestão, utilize das ferramentas que já estão no mercado.

É fundamental que empresa e condutores tenham uma relação de muita parceria, para que todas as informações fiquem claras e alinhadas, e todos fiquem confortáveis. Assim, todos saem ganhando.

Receba agora mesmo um modelo personalizável de política de frotas, onde empresa e condutor estabelecem regras para uso do carro da empresa e assinam um termo de responsabilidade. O nosso modelo vem em uma planilha, criada com base na experiência da Localiza no mercado, e você pode personalizar para adaptar à sua realidade. Confira:

Como otimizar a relação entre empresa e condutor

Optar pela terceirização de frotas é também eliminar essas dores de cabeça. Quando uma empresa terceiriza a sua frota, o gestor ganha tempo para focar na estratégia do seu negócio. Enquanto isso, a locadora fica responsável por todas essas burocracias e tarefas operacionais.

Todos os custos relacionados aos veículos se tornam responsabilidade da locadora. Assim, a empresa ainda ganha maior produtividade e redução de custos, já que passa a ter uma previsibilidade dos gastos com veículos.

Terceirizando com a Localiza, sua empresa conta com a expertise de décadas da maior plataforma de mobilidade da América Latina. Além dos mais de 10mil fornecedores e parceiros espalhados por todo o Brasil, a Localiza oferece uma série de outras vantagens para seus clientes.

Se você quer saber como otimizar cada vez mais a sua gestão, converse conosco. Afinal, sua empresa não pode parar.