Saber como calcular km para reembolso dos colaboradores é fundamental – isso mantém a solidez do orçamento e a saúde da relação entre empregador e empregado. 

E para ajudar você nesta tarefa, preparamos este miniguia. Confira! 

Quem precisa calcular km para reembolso? 

Fazem reembolso de km empresas que não oferecem carro da companhia (sendo ele terceirizado ou próprio) para atividades contínuas que exigem deslocamento. Isso significa que o profissional precisa utilizar o próprio veículo para executar as tarefas de trabalho. Por conta disso, recebe o reembolso – que engloba mais do que os gastos com combustível

Quais elementos devem ser considerados para o reembolso? 

Inicialmente, é preciso destacar que esta é uma despesa que não deve estar presente na folha de pagamento do funcionário, pois não faz parte da remuneração fixa. Trata-se de uma compensação pelo uso do bem particular. Consequentemente, o valor não faz parte dos cálculos para INSS e FGTS. A dica é deixar o protocolo bastante claro para os funcionários e oficialmente documentado. Assim, sua empresa pode evitar qualquer tipo de problema posterior.  

Com isso em mente, veja os elementos que fazem parte da conta: 

1. Veículo utilizado 

É importante lembrar que ano de fabricação, modelo e marca do veículo exercem influência em fatores como consumo, impostos, manutenção e até depreciação. E esses elementos devem entrar no cálculo.  

Pensando nisso, é interessante que a empresa defina uma categoria padrão a ser utilizada pelos seus funcionários – variando conforme seu segmento de mercado.  Dessa forma, é mais fácil alinhar os cálculos e despesas.  

Para acordar tal prática com o colaborador, uma vez que o carro é de propriedade particular, existe solução. A companhia pode fazer a observação dos veículos de preferência para a operação nos próprios anúncios de vaga e especificar como quesito em processos de seleção.   

2. Combustível 

Com o veículo e categoria padrão definidos, é necessário calcular o consumo do modelo. Fazer isso é relativamente simples: basta pesquisar a média de consumo do carro e o valor médio do combustível. Com esses dados em mãos, divida o preço pelo consumo.  

Se o valor do combustível é de R$ 3,90 por litro e o consumo é 10 km/L, a conta fica: 3,90 / 10 = 0,39. Ou seja, cada quilômetro custa R$ 0,39. É importante considerar uma revisão periódica deste valor por conta das oscilações de preço.  

3. Seguro 

Para calcular o seguro, basta dividir o valor contratado pelo colaborador pelo número total de quilômetros rodados durante o ano.  Inclusive, no contrato inicial pode ser feita uma estimativa dessa distância. Vale lembrar que o fornecedor do seguro pode ser um quesito a negociar com a empresa.  

Após o resultado da conta, a empresa geralmente fica responsável por arcar com 50% do valor. A companhia não precisa pagar todo o montante porque o colaborador também utiliza o veículo para questões pessoais.  

Então se o seguro é de R$ 2 mil e os quilômetros rodados a trabalho foram 25 mil, o total é de R$ 0,08 por km. Na conta, considera-se a quantidade de quilômetros a serviço ou o total da quilometragem dividido por 2.  

4. IPVA e Licenciamento 

Similar aos gastos com o seguro, as taxas anuais do veículo também podem fazer parte do acordo entre empresa e colaborador. Somando o custo total destes impostos é feita a divisão sobre os quilômetros rodados anuais, ficando a empresa responsável por metade do valor ou pela distância percorrida a serviço. ​

Se os gastos totais somam R$ 1.750, por exemplo, cada km corresponderá a R$ 0,07.  

5. Manutenção 

Gastos com manutenção podem ser divididos com a empresa ocasionalmente, sendo acordado previamente - a critério de ambos os lados. Geralmente, o valor é dividido meio a meio, já que na revisão são feitas substituições de peças desgastadas em serviço e uso particular.  

6. Limpeza 

O estado do carro a serviço da empresa influencia diretamente na reputação da marca. Por isso, a limpeza acaba se tornando um fator superimportante para considerar.   

E no cálculo, deve ser acordado entre as partes um determinado número de vezes em que o carro será lavado mensalmente. O gasto é dividido pela quantidade de km rodados no mesmo período.  

Por exemplo: uma lavagem por mês no valor de R$100, significa R$1.200 por ano. Se o carro rodou 25 mil quilômetros, cada quilômetro corresponde à R$ 0,037.  Aqui, a empresa pode arcar integralmente com o custo ou ficar responsável pela metade do valor – sendo acordado previamente.  

7. Depreciação do veículo 

A cada ano, o carro tem uma porcentagem do seu valor depreciado – e o cálculo pode ser feito com base na Tabela Fipe. Com o dado em mãos, é feita a divisão entre o total do valor depreciado durante o período de utilização pela soma de km rodados, e considerado a quantidade de quilômetros de serviço. 

Funciona assim: 

Para descobrir a depreciação do veículo, existem dois métodos bastante utilizados. O primeiro, consiste em dividir o valor do carro zero por 5, que é a quantidade de anos considerada como mais eficiente para o veículo. O valor resultante dessa divisão será a depreciação anual.  

A segunda forma é por meio de um comparativo de valores das tabelas Fipe anteriores. A partir da média de desvalorização que ocorreu de um ano para outro, tem-se o valor da depreciação.  

E para entrar no cálculo do reembolso, divide-se o resultado da depreciação pelos quilômetros rodados e consideram-se aqueles usados em serviço. 

Suponhamos que a desvalorização anual do veículo é de R$ 5 mil e o colaborador rodou o total de 25 mil quilômetros, sendo 15 mil em serviço.  

Nesse exemplo, divide-se a depreciação pela quilometragem total, que resulta em R$ 0,20 por km. Para o reembolso, é considerada a quilometragem usada em serviço – ou seja, 15 mil quilômetros.  Por fim, multiplicam-se os quilômetros pelo valor, e temos o resultado: R$ 3 mil.  ​

Como calcular km para reembolso 

Com o resultado de cada um dos itens separadamente, é feita a soma de tudo – e este é o valor do reembolso.  

Reembolso da empresa.png

Exemplo

Vamos considerar, como no exemplo anterior, que o carro tenha rodado 25 mil quilômetros no ano e, desses, 15 mil foram para o serviço. Com a conta de cada item, teremos o resultado final. 

  • Combustível: R$ 0,39 por km. Multiplicado por 15 mil, dá R$ 5.850. 
  • Depreciação: R$ 0,20 por km. Total: R$ 3.000. 
  • Limpeza: R$ 0,048 por km. Total de R$ 720. 
  • Seguro: R$ 0,08 por km. Total de R$ 1200. 
  • Taxas: R$ 0,07 por km. Total de R$ 1050.  

Somando tudo, fica R$ 11.820 de reembolso anual.  

Com esse resultado em mãos, a empresa pode predefinir um valor médio por categoria de veículos e pagar o km por mês. No caso do exemplo, seria R$ 0,79 por km rodado a ser pago mensalmente ao funcionário de acordo com a quilometragem efetuada a trabalho. É recomendado, inclusive, que os valores sejam revisados anualmente.  

Como fazer a rotina da gestão de frota ser mais simples 

Fazer a gestão da frota, especialmente quando se trata de uma frota de carros próprios da empresa ou de colaboradores, pode ser uma tarefa bastante complexa. Mas existe uma alternativa interessante para simplificar a rotina e diminuir custos.  

A solução é escolher a frota de veículos terceirizada. Nesse tipo de operação, a empresa não precisa se preocupar com compra e revenda dos automóveis, e ainda conta com os veículos durante o período que desejar, aproveitando uma relação custo-benefício interessante. Nessa modalidade, o reembolso não entra – afinal, o colaborador não vai precisar do próprio bem para trabalhar.  

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