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Última atualização em 16/9/2022

Como calcular km rodado para reembolso, como cálculo de combustível e outros itens

Mensurar corretamente o reembolso contribui para o equilíbrio financeiro das empresas, veja como fazer os cálculos de custos e também como calcular combustível por km!
pessoa fazendo cálculo de km para reembolso

Saber como calcular km para reembolso dos colaboradores é fundamental — isso mantém a solidez do orçamento e a saúde da relação entre empregador e empregado.

E para ajudar você nessa tarefa, preparamos este miniguia, com as seguintes informações:

  • Quem precisa calcular km para reembolso?
  • Quais elementos devem ser considerados para o reembolso?
  • Como calcular gasolina (combustível) por km rodado?
  • Como calcular km para reembolso
  • Como fazer a rotina de gestão de frotas ser mais simples.

Quem precisa calcular km para reembolso?

Fazem reembolso de km as companhias que não oferecem o veículo da empresa, sendo ele terceirizado ou próprio, para atividades contínuas que exigem deslocamento.

Isso significa que o profissional precisa utilizar o próprio veículo para executar as tarefas de trabalho. Por conta disso, recebe o reembolso — que engloba mais do que os gastos com combustível.

Quais elementos devem ser considerados para o reembolso?

Inicialmente, é preciso destacar que essa é uma despesa que não deve estar presente na folha de pagamento do funcionário, pois não faz parte da remuneração fixa.

Trata-se de uma compensação pelo uso do bem particular. Consequentemente, o valor não faz parte dos cálculos para INSS e FGTS.

A dica é deixar o protocolo bastante claro para os funcionários e oficialmente documentado. Assim, sua empresa pode evitar qualquer tipo de problema posterior. 

Com isso em mente, veja os elementos que fazem parte da conta.

1. Veículo utilizado

É importante lembrar que alguns elementos devem entrar no cálculo, como o ano de fabricação, modelo e marca do veículo. Além de outros fatores que exercem influência, como consumo, impostos, manutenção e até depreciação

Pensando nisso, é interessante que a empresa defina uma categoria padrão a ser utilizada pelos seus funcionários, que pode variar conforme o segmento de mercado. 

Dessa forma, com a criação de uma categoria padrão é mais fácil alinhar os cálculos e despesas do negócio.

Para acordar tal prática com o colaborador, uma vez que o carro é de propriedade particular, existe solução. A companhia pode fazer a observação dos veículos de preferência para a operação em seus anúncios de vagas especificando como quesito em processos de seleção.

2. Combustível

Com o veículo e categoria padrão definidos, é necessário calcular o consumo do modelo. Fazer isso é relativamente simples: basta pesquisar a média de consumo do carro e o valor médio do combustível. Com esses dados em mãos, divida o preço pelo consumo.

Se o valor do combustível é de R$ 5,00 por litro e o consumo é 10 km/L, a conta fica: 5,00 / 10 = 0,5. Ou seja, cada quilômetro custa R$ 0,5. É importante considerar uma revisão periódica desse valor por conta das oscilações de preço.

Veja um exemplo para entender melhor: se a rota comum do motorista for em torno de 20 km de distância e ele percorrer esse trajeto duas vezes ao dia (ida e volta), é possível considerar um custo de:

  • co​mbustível por quilômetro multiplicado pelo número de quilômetros percorridos no mês.

Nesse caso, se o motorista faz o mesmo trajeto em 20 dias do mês, teríamos que ele percorre em torno de 800 km por mês (40 km por dia vezes 20 dias). Então, é possível fazer a conta considerando:

  • ​R$0,5 * 800 (km por mês) = R$400,00 de custo por combustível.

Dica: para saber mais sobre cálculo de combustível, também recomendamos que você leia: álcool ou gasolina, como saber qual combustível está compensando.

3. Seguro

Para calcular o seguro, basta dividir o valor contratado pelo colaborador pelo número total de quilômetros rodados durante o ano.

Inclusive, no contrato inicial pode ser feita uma estimativa dessa distância. Vale lembrar que o fornecedor do seguro pode ser um quesito a negociar com a empresa.

Após o resultado da conta, a empresa geralmente fica responsável por arcar com 50% do valor do seguro.

A companhia não precisa pagar todo o montante, porque o colaborador também utiliza o veículo para questões pessoais.

Então, se o seguro é de R$2 mil e os quilômetros rodados a trabalho foram 25 mil, o total é de R$0,08 por km.

Na conta, considera-se a quantidade de quilômetros a serviço, ou o total da quilometragem dividido por dois.

4. IPVA e Licenciamento

Similar aos gastos com o seguro, as taxas anuais do veículo também podem fazer parte do acordo entre empresa e colaborador.

Somando o custo total desses impostos, é feita a divisão sobre os quilômetros rodados anuais, ficando a empresa responsável por metade do valor ou pela distância percorrida a serviço.

Se os gastos totais somam R$1.750,00, por exemplo, cada km corresponderá a R$0,07.

5. Manutenção

Gastos com manutenção podem ser divididos com a empresa ocasionalmente, sendo acordado previamente, a critério de ambos os lados.

Geralmente, o valor é dividido meio a meio, já que na revisão são feitas substituições de peças desgastadas em serviço e uso particular.

6. Limpeza

O estado do carro a serviço da empresa influencia diretamente na reputação da marca. Por isso, a limpeza acaba se tornando um fator superimportante para considerar.

No cálculo, deve ser acordado entre as partes um determinado número de vezes em que o carro será lavado mensalmente. O gasto é dividido pela quantidade de km rodados no mesmo período.

Por exemplo: uma lavagem por mês no valor de R$100,00, significa R$1.200,00 por ano. Se o carro rodou 25 mil km, cada quilômetro corresponde a R$0,037.

Aqui, a empresa pode arcar integralmente com o custo ou ficar responsável pela metade do valor — sendo acordado previamente.

7. Depreciação do veículo

A cada ano o carro tem uma porcentagem do seu valor depreciado, e o cálculo da depreciação pode ser feito com base na Tabela Fipe.

Com o dado em mãos, é feita a divisão entre o total do valor depreciado durante o período de utilização pela soma de km rodados, e considerado a quantidade de quilômetros de serviço.

Funciona assim:

Para descobrir a depreciação do veículo, existem dois métodos bastante utilizados.

O primeiro consiste em dividir o valor do carro zero por 5, que é a quantidade de anos considerada como mais eficiente para o veículo.

O valor resultante dessa divisão será a depreciação anual.

A segunda forma é por meio de um comparativo de valores das tabelas Fipe anteriores. A partir da média de desvalorização que ocorreu de um ano para outro, tem-se o valor da depreciação.

E para entrar no cálculo do reembolso, divide-se o resultado da depreciação pelos quilômetros rodados e consideram-se aqueles usados em serviço.

Suponhamos que a desvalorização anual do veículo é de R$5 mil e o colaborador rodou o total de 25 mil km, sendo 15 mil em serviço.

Nesse exemplo, divide-se a depreciação pela quilometragem total, que resulta em R$0,20 por km.

Para o reembolso, é considerada a quilometragem usada em serviço — ou seja, 15 mil km.  Por fim, multiplicam-se os quilômetros pelo valor, e temos o resultado: R$3 mil.

Como calcular km para reembolso

Com o resultado de cada um dos itens separadamente, é feita a soma de tudo – e este é o valor do reembolso.

Reembolso da empresa

Exemplo:

Vamos considerar, como no exemplo anterior, que o carro tenha rodado 25 mil km no ano e, destes, 15 mil foram para o serviço.

Com a conta de cada item, teremos o resultado final.​

  • Combustível: R$0,5 por km. Multiplicado por 15 mil, dá R$7.500,00.
  • Depreciação: R$0,20 por km. Total: R$3.000,00.
  • Limpeza: R$0,048 por km. Total de R$720,00.
  • Seguro: R$0,08 por km. Total de R$1.200,00.
  • Taxas: R$0,07 por km. Total de R$1.050,00. 
  • ​Somando tudo, fica R$13.470,00 de reembolso anual.

Com esse resultado em mãos, a empresa pode definir um valor médio por categoria de veículos e pagar o km por mês.

É recomendado, inclusive, que os valores sejam revisados anualmente.

Gostou dessas dicas? Você também pode se interessar por: Como controlar os custos gestada frota

Como fazer a rotina da gestão de frota ser mais simples

Fazer a gestão da frota e controle de veículos, especialmente quando se trata de uma frota de carros próprios da empresa ou de colaboradores, pode ser uma tarefa bastante complexa.

Mas existe uma alternativa interessante para simplificar a rotina e diminuir custos.  A solução é escolher a terceirização de frotas.

Na terceirização de frotas, a empresa não precisa se preocupar com compra e revenda dos automóveis, e ainda conta com os veículos durante o período que desejar, aproveitando uma relação custo-benefício interessante.

Nessa modalidade, o reembolso não entra — afinal, o colaborador não vai precisar do próprio bem para trabalhar. 

Tudo isso você encontra na Localiza Gestão de Frotas, que trabalha com terceirização de carros e sistema de gestão de frotas ideais para o seu negócio.

Equipe Localiza Gestão de Frotas
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