Controle de Abastecimento de Frota: saiba o que é e como fazer

O controle de abastecimento de frota é fundamental para manter a saúde financeira da empresa, impactando, consequentemente, na produtividade do negócio.

Mas, para realizá-lo, é preciso conhecer alguns indicadores que permitem ter uma visão nítida da situação e encontrar as formas mais adequadas para potencializar os resultados, desfrutando de vantagens no controle da frota.

Quer entender quais são esses critérios e os benefícios da gestão de abastecimento de frota para a sua empresa? Então, continue acompanhando nosso artigo.​

O que é o controle de abastecimento?

O controle de abastecimento previne a empresa contra despesas excessivas com o fornecimento de combustível para a frota de veículos.

Como esse é um dos principais insumos de um negócio que conta com veículos, a sua gestão é indispensável para um planejamento financeiro eficiente. 

Dessa forma, é possível reduzir os custos operacionais, de modo a equilibrar as metas da empresa para atingir resultados melhores.

Como fazer a gestão do controle de abastecimento? 

​O controle de abastecimento de frota vai além de uma planilha com informações sobre datas e gastos com combustível. Para ser eficiente de verdade e trazer resultados palpáveis para a empresa, ele precisa ser completo. 

Essa gestão consiste em analisar indicadores, como consumo dos combustíveis, despesas para manutenção da frota, multas, acidentes e a capacidade do veículo.

Dessa forma, é possível decidir qual combustível usar, em que momento e em quais veículos. Inclusive, um controle adequado pode fornecer percepções importantes sobre o momento certo de renovar a frota​.

Portanto, o controle de abastecimento de frota é uma maneira de entender o consumo dos carros e usar essas informações para reduzir custos e otimizar a operação.

Além de fazer a gestão do controle de abastecimento, outros  sistemas de gestão de frota  podem ser benéficos para o negócio, seja para ganhar mais produtividade ou reduzir custos.

Qual a importância do controle de combustível da frota?

O controle de abastecimento tem como um dos principais objetivos a redução de custos e o aumento da produtividade, sendo um acompanhamento importante para o negócio. 

A  gestão do controle de abastecimento de frota é ainda mais indispensável em momentos de alta dos preços dos combustíveis. Ao manter uma gestão eficiente das despesas, a empresa pode não sentir tanto os impactos desses aumentos.

Ao fazer o controle de combustível, além de ter dados a respeito de datas,  valores e quantos quilômetros o veículo roda com um litro de combustível, também é necessário levantar indicadores sobre:

• tipo de combustível utilizado;
• modelos dos veículos;
• idade da frota.

Desse modo, é possível ter uma visão sistêmica de toda a frota da empresa e entender quando é necessário fazer algum tipo de investimento.

Ou seja, com o controle de abastecimento, o gestor tem informações de tudo o que diz respeito à frota, e não apenas do que é gasto com combustíveis. Assim, é possível tomar decisões mais acertadas, baseadas em dados.

Está em dúvida se compensa mais uma frota própria ou terceirizada? Descubra a melhor opção de frota para o seu negócio.

Principais indicadores do controle de abastecimento

A gestão de abastecimento de frota começa com o planejamento do controle de combustível. Para isso, o ponto de partida é analisar indicadores que trazem informações relacionadas a essa questão. Confira os principais a seguir.

Condições dos veículos

O primeiro passo para o controle do abastecimento é entender a condição de cada carro. Aqui entram informações como idade do modelo, consumo por litro e até os itens que precisam ser substituídos nas manutenções preventivas.

Com esse panorama, é mais fácil identificar carros menos econômicos e com alto custo de abastecimento.

O MyFleet, por exemplo, é uma ferramenta oferecida pela Localiza Gestão de Frotas que contém todas as informações sobre os veículos e manutenções. Unindo esses dados, o gestor pode traçar as melhores soluções para o abastecimento dos veículos.

Tipo de combustível

Entender o tipo de combustível​ utilizado pelos veículos da frota é fundamental para a otimização dos custos.

Em veículos de modelo flex, por exemplo, o álcool costuma render 30% a menos que a gasolina. Isso significa que, para valer a pena, o custo do álcool precisa ser em média 30% menor do que o da gasolina, conforme avaliação do Inmetro.

Nesse sentido, o gestor deve observar os preços na bomba e o desempenho dos veículos. Assim, ele consegue fazer um controle eficiente e assegurar que a frota seja abastecida com o tipo de combustível mais viável para o momento.

Trajetos

Empresas que se deslocam diariamente, seja em longas distâncias, seja em pequenos percursos, precisam colocar o trajeto na lista de itens para controle do abastecimento.

Isso porque a natureza das rotas impacta diretamente no custo com combustível. Um trajeto em rodovia pavimentada com pista dupla, por exemplo, exige menos paradas e trocas de marcha, resultando em custos menores.

Já um deslocamento em grandes centros urbanos demanda mais freadas e retomadas, consumindo mais.

Essas informações, cruzadas com os dados sobre motor e tipo de combustível, permitem que o gestor faça um controle eficiente e determine qual modelo deve ser usado em cada itinerário. 

Além disso, o monitoramento é um fator que deve ser considerado na gestão das frotas. Afina, o acompanhamento em tempo real dos veículos permite que a empresa identifique alguns problemas, como:

• dificuldade do motorista na condução dos veículos;
• alternativas de rotas melhores;
• prevenção de riscos nas estradas;
• redução de atrasos na entrega das mercadorias.

Por isso, é indicado que a empresa conte com sistemas de gestão de frotas inteligentes. O Carro Conectado, por exemplo, traz informações a respeito de quilometragens e trajeto em tempo real. 

Carga

A quantidade e distribuição da carga dentro do veículo impacta no consumo do combustível. Quanto mais pesado o veículo, maior o gasto, mesmo que o trajeto e a forma de condução permaneçam iguais.​​

Por isso, um dos indicadores a observar em um controle de abastecimento é a distribuição das cargas, visando a compatibilidade entre suporte de peso do veículo e demanda.

Perfil de condução

Por fim, não se deve esquecer que o fator humano também é considerado um dos indicadores. Isso porque o perfil de condução tem influência no consumo de combustível.

Nesse ponto, é essencial que o gestor faça uma leitura de dados de telemetria que apontam aceleração, frenagem e troca de marchas.

Esse levantamento permite entender o comportamento do time e orientá-lo para uma condução mais prudente e seguindo princípios da direção econômica.

5 dicas de como fazer controle de abastecimento

A empresa pode usar um sistema de controle de abastecimento e, com isso, gerar mais segurança no gerenciamento da frota. Além disso, esse serviço oferece a possibilidade de melhoria na gestão do negócio, como mostramos abaixo.

1. Foque na redução de despesas

É preciso registrar o que pode ser eliminado da rotina de gastos. Para tanto, deve-se analisar um conjunto de informações sobre as características dos transportes e os indicadores já citados, promovendo benefícios como:

• melhoria na rotina comercial;
• eficiência na tomada de decisões.

2. Busque parcerias com fornecedores

Esse método pode ser eficiente para favorecer o controle de combustível. Para tanto, é possível procurar parcerias que ofereçam:

• descontos nos combustíveis e demais serviços;
• prazos maiores para pagamentos;
• valorização comercial da empresa;
• melhor custo-benefício sobre a concorrência.

3. Não se esqueça das manutenções

Garantir um bom controle de abastecimento de frota também passa por manter os carros bem cuidados e com as manutenções em dia.

Desse modo, você garante que os veículos não estão consumindo mais combustível pelo mau funcionamento de algum componente e consegue fazer a reposição antes mesmo de surgir algum problema.

4. Trace rotas inteligentes e tenha uma boa logística

Como mencionamos, os trajetos realizados também impactam no consumo de combustível. Para usar esse ponto ao seu favor, é importante traçar as rotas que trazem mais custo-benefício.

Assim, analise o caminho que o condutor deverá percorrer e entenda como ele pode ser mais bem aproveitado, evitando voltas desnecessárias e estradas muito ruins, quando possível.

Além disso, distribuir bem as cargas é essencial para o controle de abastecimento. Nesse ponto, é fundamental procurar um equilíbrio entre aproveitar a capacidade de cada veículo e não forçá-lo por excesso de peso.

5. Treine a equipe de condutores

Com a análise dos dados fornecidos pela telemetria, é possível entender como melhorar a performance dos condutores.

Você pode oferecer uma série de treinamentos para a sua equipe, como direção defensiva e direção eficiente. O foco principal é entender quais são as necessidades dos condutores e educá-los nesse sentido.

Vantagens do controle de combustível da frota

Observando os indicadores essenciais para entender o consumo da frota, é possível fazer um controle de abastecimento eficiente. Assim, a empresa não terá dificuldade para administrar o transporte de mercadorias e ganhará rapidez para o atendimento dos clientes.

Confira as principais vantagens dessa prática.

Redução de custo​

A empresa passa a economizar combustível, porque abastece com o tipo ideal para cada carro, trajeto e operação. Além disso, manter um registro sobre os abastecimentos é um benefício estratégico para o negócio.

Mais eficiência​

Com o controle de abastecimento em dia, naturalmente, o carro é alimentado com combustível de qualidade e tem uma performance melhor.

Melhores decisões ​​

Além de contribuir com a redução de custos e produtividade, esse controle promove uma melhoria no ecossistema corporativo. Isso porque os dados são armazenados e criam um histórico para a empresa, o que é extremamente útil para qualquer processo decisório.

O controle de combustível para empresas não é uma tarefa difícil, mas pede um planejamento eficaz sobre o padrão dos transportes e a qualidade dos serviços.

Ao investir nessa metodologia, a empresa gera segurança e comprometimento em suas atividades.

Como fazer um controle de abastecimento de frota eficiente?

Como vimos, fazer o controle do abastecimento de frota requer uma análise de diversos indicadores para determinar os melhores caminhos para cada grupo de veículos, como:

• calibrar os pneus da frota;
• investir em softwares para o controle do combustível;
• identificar o motorista e o veículo usado;
• fazer parcerias com os postos de combustíveis para receber descontos no abastecimento;
• manter os devidos cuidados com a frota;
• criar uma planilha de despesas;
• investir na qualificação dos motoristas;
• possuir veículos da mesma geração.

Desse modo, é possível estabilizar o negócio sem o risco de comprometer o gerenciamento de contas, além de tornar a empresa mais eficiente.

Para encontrar soluções inovadoras e eficientes, conte com a Localiza Gestão de Frotas! Os nossos sistemas de gestão de frotas oferecem tudo o que você precisa para ter um controle completo dos carros, analisar a produtividade do negócio e tomar as melhores decisões.