Dimensionamento de frotas: como calcular e garantir a disponibilidade?

Adequar o tamanho da frota e a disponibilidade dos veículos à demanda de mobilidade da empresa é essencial para o bom andamento dos processos e também para evitar desperdícios.

O dimensionamento de frotascorreto, no entanto, nem sempre é uma tarefa das mais fáceis. Por isso, dedicamos o artigo de hoje ao tema. Iremos ensinar como fazer o cálculo para saber o tamanho exato da frota que precisa.

O que é dimensionamento de frotas?

​O dimensionamento de frotas é um processo voltado para a otimização e o planejamento de todas as atividades de transporte da empresa durante determinado período.

Tanto a manutenção de uma frota maior, como a manutenção de uma frota menor podem causar prejuízos à organização.

No primeiro caso porque o dinheiro gasto com a disponibilização de carros que não foram utilizados poderia ter sido investido em outros setores da empresa.

​No segundo caso, a empresa pode se prejudicar por não conseguir realizar todas as entregas a que se comprometeu. Nesse caso, além do prejuízo financeiro, também colocamos em jogo a própria imagem da empresa. ​

Por que ele é tão importante?

O dimensionamento da frota quando feito corretamente é importante por vários motivos diferentes, por isso, procuramos trazer apenas os mais relevantes e chamativos.

Redução do risco de acidentes

Quando não aplicamos algum tipo de metodologia para dimensionar a frota da empresa de forma correta, corremos o risco de gerar uma situação muito conhecida: a do “jeitinho”.

Pressionados, os colaboradores da empresa acabam desrespeitando os limites máximos de carga ou velocidade recomendados para o veículo e isso, evidentemente, tem grande impacto no quesito segurança.

Portanto, a primeira grande vantagem do dimensionamento de frota é a redução do risco de acidentes de trânsito envolvendo os veículos da empresa. ​

Maior precisão no planejamento logístico

Saber quantas viagens são necessárias para transportar determinada quantidade de produtos até a sede do cliente, por exemplo, pode ser importantíssimo não apenas para saber o número ideal de veículos de uma frota, mas, sobretudo, para não atrasar as entregas e deixar o cliente na mão.

Redução de custos

A disponibilização de veículos não acionados representa um custo desnecessário para a organização e a situação é ainda pior para as empresas que optaram por ter uma frota própria​, já que automóveis são bens que sofrem grande depreciação.

As empresas que optaram pela locação ou terceirização de frota também precisam arcar com prejuízos quando é feito um dimensionamento equivocado, no entanto, a situação pode ser facilmente contornada.

Como fazer o cálculo?

Antes de pensarmos em quantos carros a empresa precisa contar para dar conta do seu volume de negócios, temos que voltar a nossa atenção para os múltiplos fatores que influem nessa equação.

Conhecendo os veículos

O primeiro passo para realizar o cálculo é conhecer bem as características de todos os carros à disposição da empresa. Isso ajuda o gestor a individualizar a capacidade de resposta da empresa em termos de transporte.

Se conhecemos a capacidade de máxima de carga, de passageiros e a velocidade máxima de cada um dos veículos que compõem a frota, já teremos a capacidade de distribuir toda a demanda da empresa com alguma noção de quantos veículos precisaremos.

Conhecendo a demanda e as rotinas da empresa

Agora que já sabemos o quanto cada carro pode carregar e quanto tempo ele demora para fazer isso. Portanto, é hora de focar nas necessidades de mobilidade da empresa​.

Uma boa forma de fazer isso é consultar os registros do mês anterior para colher dados importantes, como o número de viagens realizadas, a quantidade de carga movimentada, o número de passageiros transportados ou de clientes visitados, por exemplo.

Além disso, não podemos desprezar o tempo necessário para a troca de motoristas, almoço dos funcionários e nem o tempo necessário para realizar as operações de carga e descarga dos veículos. Caso contrário, podemos causar distorções em nosso cálculo.

Conhecendo as rotas

O terceiro aspecto que compõe o cálculo de dimensionamento de frotas é o planejamento de rotas. Esse conhecimento pode nos trazer informações importantes, como as condições da pista em diversos trajetos, a velocidade média, as condições de trânsito, a presença de pedágios, balanças, serviços, entre outras coisas.

Pensando nos imprevistos

Depois de terminar todos os cálculos, temos que levar em consideração, ainda, que nem sempre somos capazes de prever exatamente a demanda por mobilidade da empresa, já que muitas oportunidades e necessidades vão surgindo com o passar do tempo.

​Além disso, temos que considerar também a possibilidade de ocorrência de um imprevisto, como uma falha mecânica em algum dos carros ou uma visita não programada a um cliente importante, por exemplo.

Assim, é bom fazer os cálculos com alguma margem de segurança, de modo que tenhamos sempre um veículo coringa à disposição. Com isso, diminuímos bastante o tempo necessário para dar uma resposta efetiva a um desses imprevistos.

Solução para garantir a disponibilidade de veículos

A cada dia mais empresas estão optando pelo aluguel de veículos como uma alternativa à manutenção de uma frota própria. É bem verdade que o grande motivo por trás desse cenário são os custos bem menores, no entanto, não podemos descartar o fato de que o aluguel de veículos também contribui de maneira direta para um bom dimensionamento de frota.

Com a locação, a empresa pode contar com o veículo que quiser, na quantidade que necessitar e a hora que precisar, otimizando ao máximo a utilização dos carros. Além disso, o aluguel de veículos pode ser feito por diária, caso as necessidades de transporte da empresa sejam pontuais.

Agora, caso a necessidade de mobilidade da empresa seja constante, a alternativa mais indicada é o aluguel mensal ou a própria terceirização da frota​. Seja como for, o aluguel permite com que a empresa tenha flexibilidade quando o assunto é o dimensionamento de frotas, adaptando-se rapidamente às mudanças do mercado. ​
E aí, gostou desse artigo? Então aproveite e veja tudo o que você precisa saber sobre a terceirização de frotas!