Quais são as etapas do processo de gestão de custos?
A gestão de custos é uma tarefa indispensável dentro de pequenas, médias e grandes empresas. A partir de um gerenciamento financeiro eficiente, o negócio não desperdiça dinheiro, fica preparado para eventualidades e pode continuar crescendo.
Quer entender mais sobre o que é uma gestão estratégica de custos e quais as etapas necessárias para montar um projeto de administração das despesas? Então acompanhe!
O que é gestão de custos
É a administração de custos da empresa. Em outras palavras, é o gerenciamento de tudo o que a companhia gasta para continuar funcionando. É uma tarefa fundamental, principalmente porque auxilia na tomada de decisões – como você pode acompanhar a seguir.
- Precificação
A gestão de custos permite compreender quanto cada produto ou serviço custa para a companhia. Esse é o ponto de partida para a elaboração de margens de lucro e preços daquilo que a empresa vende. Com a precificação correta, o negócio não corre o risco de ficar no prejuízo ou de perder oportunidades.
- Economia
Outro objetivo fundamental da gestão de custos é ajudar a empresa a reduzir despesas. Ao compreender com clareza onde o dinheiro vai, fica muito mais fácil de visualizar gargalos e chances de economizar recursos.
- Preparo
Administrar os custos também permite que a empresa esteja preparada para eventualidades. Crises econômicas, alterações climáticas abruptas ou mudanças repentinas de comportamento do consumidor são alguns exemplos de fatores externos que podem impactar as vendas da empresa – e consequentemente, o caixa.
Com uma gestão de custos eficiente, o negócio tem mais forças para reagir. Isso porque a administração das contas permite clareza e agilidade para o gestor decidir onde cortar despesas e adotar estratégias de contingência até que o cenário melhore.
- Investimento
Por fim, como a gestão de custos eficiente permite um controle mais satisfatório das contas, as possibilidades de investimento em áreas que trazem receita ficam mais evidentes. Além disso, ter controle financeiro significa contas em dia, que se traduz em crédito para investir.
Etapas para desenvolver um processo de gestão de custos
De um modo geral, a criação de uma gestão estratégica de custos é distribuída em quatro etapas:
- Planejar o gerenciamento de custos;
- Estimar os custos;
- Definir orçamento;
- Monitorar os custos.
Vamos acompanhar cada uma para entende-las?
1. Planejar o gerenciamento
A primeira etapa do processo de gestão de custos é justamente planejar o gerenciamento. A etapa consiste em considerar as estratégias e ferramentas que serão utilizadas pela empresa para monitorar todas as despesas.
Para isso, você pode consultar especialistas em finanças, contratar consultorias para ajudar a organizar processos, e, por fim, buscar sistemas de gestão adequados ao negócio.
Para a organização dos custos com frotas, por exemplo, é possível utilizar sistemas de gestão especializados nas demandas, operações e soluções que envolvem despesas com veículos da empresa.
2. Estimar custos
A segunda fase do processo de gestão de gastos é entender quanto cada setor, operação, produto ou serviço custa para a empresa.
Para realizar essas estimativas, é necessário fazer um levantamento de dados que inclui pesquisas de mercado e entendimento do próprio histórico da companhia. Nas estimativas entram, portanto, médias de custos variáveis, custos fixos e riscos.
3. Definir o orçamento
Com a estimativa criada, é possível definir o orçamento de cada centro de custo da empresa. Em outras palavras, quanto cada área da companhia tem disponível para continuar produzindo sem defasar o caixa e investindo no que traz receita.
A área de gestão dos veículos da empresa, por exemplo, costuma contar com orçamento consistente e sem surpresas quando escolhe terceirizar a frota.
4. Monitorar
Com o sistema de gestão de custos implementado, estimativas levantadas e orçamento definido, chega a hora de monitorar os gastos. Isso significa controlar as saídas para manter as despesas dentro do planejado.
Com o monitoramento, é possível identificar desperdícios, criar oportunidades de economia e ter solidez para tomadas de decisão. Por isso, contar com ferramentas de gestão que permitam tal controle e ainda forneçam indicadores é uma ótima estratégia para manter o monitoramento em dia.
Perguntas Frequentes sobre Gestão de Custos
Ao todo, existem 4 principais tipos de custos em uma empresa, sendo eles: diretos, indiretos, fixos e variáveis. Os diretos são relacionados ao que é vendido na empresa, afetando o valor final a ser comercializado. Já os indiretos são aqueles que não estão diretamente ligados a empresa, podendo considerar conta de água, luz, etc.
Além disso, os fixos são os gastos que surgem com muita frequência, ou seja, despesas que são feitas inevitavelmente no mês. Por fim, os variáveis são os que podem ser alterados em um determinado período como o valor da matéria-prima que auxilia na produção de alguns produtos.
A gestão de custos tem como principal finalidade controlar, analisar e otimizar os gastos da empresa, buscando maximizar os lucros, identificar áreas que podem gerar uma maior rentabilidade e tomar decisões estratégicas.
As principais estratégias para redução de custos nas empresas são a negociação com fornecedores, otimização de processos, automação de tarefas, reavaliação de contratos, uso consciente de recursos e análise de rentabilidade dos produtos/serviços.
Para realizar um gerenciamento de custos eficiente para a frota é importante ter um bom monitoramento de combustível, realizar manutenção preventiva, ter uma roteirização eficiente, aplicar treinamento para os condutores, ter um controle de multas e analisar os indicadores financeiros relacionados à frota.
As principais métricas e indicadores incluem custo por quilômetro rodado, consumo de combustível, manutenção por veículo, tempo médio de parada para manutenção, peças de reposição e índice de acidentes.
Para implementar um sistema de gestão de custos eficaz para a frota é importante definir objetivos, estabelecer políticas e metas de controle de custos, utilizar software especializado, capacitar a equipe, realizar análises periódicas e incentivar a participação de todos os envolvidos.
