​​A gestão de custos é uma tarefa indispensável dentro de pequenas, médias e grandes empresas. A partir de um gerenciamento financeiro eficiente, o negócio não desperdiça dinheiro, fica preparado para eventualidades e pode continuar crescendo. 

Quer entender mais sobre o que é uma gestão estratégica de custos e quais as etapas necessárias para montar um projeto de administração das despesas? Então acompanhe! 

O que é gestão de custos

É a administração de custos da empresa. Em outras palavras, é o gerenciamento de tudo o que a companhia gasta para continuar funcionando. É uma tarefa fundamental, principalmente porque auxilia na tomada de decisões – como você pode acompanhar a seguir.

  • Precificação 
A gestão de custos permite compreender quanto cada produto ou serviço custa para a companhia. Esse é o ponto de partida para a elaboração de margens de lucro e preços daquilo que a empresa vende.  Com a precificação correta, o negócio não corre o risco de ficar no prejuízo ou de perder oportunidades.
  • Economia 

Outro objetivo fundamental da gestão de custos é ajudar a empresa a reduzir despesas. Ao compreender com clareza onde o dinheiro vai, fica muito mais fácil de visualizar gargalos e chances de economizar recursos

  • Preparo ​

Administrar os custos também permite que a empresa esteja preparada para eventualidades. Crises econômicas, alterações climáticas abruptas ou mudanças repentinas de comportamento do consumidor são alguns exemplos de fatores externos que podem impactar as vendas da empresa – e consequentemente, o caixa. 

Com uma gestão de custos eficiente, o negócio tem mais forças para reagir. Isso porque a administração das contas permite clareza e agilidade para o gestor decidir onde cortar despesas e adotar estratégias de contingência até que o cenário melhore. 

  • Investimento 


Por fim, como a gestão de custos eficiente permite um controle mais satisfatório das contas, as possibilidades de investimento em áreas que trazem receita ficam mais evidentes. Além disso, ter controle financeiro significa contas em dia, que se traduz em crédito para investir. 

Etapas para desenvolver um processo de gestão de custos 

De um modo geral, a criação de uma gestão estratégica de custos é distribuída em quatro etapas:
  • Planejar o gerenciamento de custos;
  • Estimar os custos;
  • Definir orçamento;
  • Monitorar os custos.

​Vamos acompanhar cada uma para entende-las?

  1. Planejar o gerenciamento  

A primeira etapa do processo de gestão de custos é justamente planejar o gerenciamento. A etapa consiste em considerar as estratégias e ferramentas que serão utilizadas pela empresa para monitorar todas as despesas. 

Para isso, você pode consultar especialistas em finanças, contratar consultorias para ajudar a organizar processos, e, por fim, buscar sistemas de gestão adequados ao negócio. 

Para a organização dos custos com frotas, por exemplo, é possível utilizar sistemas de gestão especializados nas demandas, operações e soluções que envolvem despesas com veículos da empresa. 

   2. Estimar custos 


A segunda fase do processo de gestão de gastos é entender quanto cada setor, operação, produto ou serviço custa para a empresa. 

Para realizar essas estimativas, é necessário fazer um levantamento de dados que inclui pesquisas de mercado e entendimento do próprio histórico da companhia. Nas estimativas entram, portanto, médias de custos variáveis, custos fixos e riscos. 

   3. Definir o orçamento 


Com a estimativa criada, é possível definir o orçamento de cada centro de custo da empresa. Em outras palavras, quanto cada área da companhia tem disponível para continuar produzindo sem defasar o caixa e investindo no que traz receita. 

A área de gestão dos veículos da empresa, por exemplo, costuma contar com orçamento consistente e sem surpresas quando escolhe terceirizar a frota

   4. Monitorar  


Com o sistema de gestão de custos implementado, estimativas levantadas e orçamento definido, chega a hora de monitorar os gastos. Isso significa controlar as saídas para manter as despesas dentro do planejado. 

Com o monitoramento, é possível identificar desperdícios, criar oportunidades de economia e ter solidez para tomadas de decisão. Por isso, contar com ferramentas de gestão que permitam tal controle e ainda forneçam indicadores é uma ótima estratégia para manter o monitoramento em dia.