Gestão de Processos: Aumente a eficiência da sua operação
Hoje em dia, para uma empresa se manter competitiva no mercado, é necessário que ela sempre revisite suas práticas e não seja resistente a mudanças. Para isso, a gestão de processos pode ser uma grande aliada.
Essa tática, aliada à gestão de mudanças e à de compliance, é essencial para manter sua frota atualizada e sempre atenta às demandas do mercado.
Se você quer saber mais sobre essa área, como implementá-la em seu negócio e quais seus benefícios, continue a leitura!
Índice:
- O que é a gestão de processos?
- Quais são os tipos de gestão de processos?
- Como funciona a gestão de processos?
- Quais são os benefícios da gestão de processos para sua frota?
- Como implementar uma gestão eficiente de processos na sua frota?
O que é a gestão de processos?
A gestão de processos é um conjunto de práticas organizadas e sistemáticas para gerenciar a produção por meio de processos. O seu principal objetivo é ter uma visão mais ampla da empresa para melhorar a tomada de decisões e a implementação dos projetos.
Esse método dialoga diretamente com os planos da instituição, portanto, também precisa do suporte e da participação da gestão de projetos. Além disso, ela ajuda a padronizar os procedimentos e a identificar os pontos de melhoria.
Quais são os tipos de gestão de processos?
Existem quatro tipos de gestão de processos: ciclo PDCA, gestão Seis Sigma, benchmarking e housekeeping. Veja!
1. Ciclo PDCA
A primeira metodologia é a PDCA, abreviação dos verbos planejar, fazer, acompanhar e agir em inglês. Cada um deles é um dos passos do ciclo. O principal objetivo dessa estratégia é procurar e resolver os problemas da instituição.
Além disso, ela funciona de forma cíclica, ou seja, a cada rodada, a ideia é que o nível de aprimoramento e sofisticação dos processos sejam aprofundados.
O primeiro passo é planejar. Aqui, serão definidas as pessoas que vão tocar essa metodologia na empresa, quais os objetivos devem ser alcançados e que planos de ação são traçados.
A segunda etapa é fazer. Uma vez que está tudo estabelecido, é hora de colocar os planos em prática. É importante treinar toda a equipe, além de mensurar os resultados e documentar o que está funcionando para analisar mais para frente.
O terceiro passo é o acompanhamento. A partir daqui, é essencial entender o que está sendo executado e ver os acertos e erros dos planos traçados no começo. Caso tenha mais falhas, é preciso voltar para o primeiro passo e recomeçar do zero.
Por fim, chegamos à fase de agir. Se os resultados do plano forem positivos, os processos devem ser formalizados para que suas melhores versões sejam implementadas. Assim, conforme os pontos forem melhorados, é possível partir para o próximo.
2. Gestão Seis Sigma
A metodologia do Seis Sigma se baseia na melhoria contínua com a constante eliminação de erros, falhas e imprecisões.
Essa estratégia visa promover a transformação dos processos a partir da mudança de algumas etapas específicas. Além disso, mudanças com o objetivo de reduzir custos e aumento na produtividade também são pontos centrais dessa gestão.
3. Benchmarking
A estratégia de benchmarking tem como base a avaliação dos processos de trabalho de outras empresas consideradas referências. Dessa forma, você, enquanto gestor, consegue ter um parâmetro de comparação para implementar melhorias.
Existem 4 formas de comparação:
- interna: espelhando-se em outra área da instituição;
- competitiva: estudoentre empresas concorrentes;
- funcional: comparação com áreas similares de corporações de outros segmentos;
- genérica: foco no melhor resultado, mesmo que proveniente de áreas e segmentos diferentes.
Como apresenta diferentes abordagens, é possível encontrar a melhor para o seu negócio e, até mesmo, combiná-las para mais eficácia.
4. Housekeeping
O método de housekeeping procura mexer com os funcionários a partir de alterações no ambiente de trabalho, como limpeza, organização, identificação de problemas nos processos e falhas nas rotinas.
A ideia dessa estratégia é que a partir de uma maior noção de pertencimento e cuidado com o espaço físico, os colaboradores se sintam motivados, olhem para os procedimentos da empresa e procurem melhorá-los.
Apesar de adotarem metodologias diferentes, os quatro tipos visam melhorar os processos produtivos na corporação. Dessa forma, a equipe de gestão de qualidade e o time de produção empresarial são essenciais na hora de decidir qual técnica será implementada.
Como funciona a gestão de processos?
A gestão de processos se baseia em 6 etapas para funcionar, sendo elas:
- planejamento: primeiro passo, em que o projeto é construído e que o objetivo do processo, sua relação com a empresa e as atividades envolvidas são analisadas;
- modelagem: a partir das definições, o fluxo de trabalho é desenhado para se concretizar como será a prática do processo;
- simulação: aqui, as atividades pensadas são anteriormente testadas. É importante para entender como o plano se desenrola na prática e como os colaboradores se relacionam com ele;
- ação: uma vez que o plano foi ajustado com os resultados da terceira etapa, o processo passa a ser usado na corporação;
- acompanhamento: são colhidos dados de acordo com as métricas e KPIs para entender se os objetivos desenhados no primeiro passo estão sendo atingidos;
- melhorias: é importante sempre ter um olhar atento para enxergar onde novos processos de modelagem e planejamento devem se iniciar.
É importante pontuar que cada negócio pode adaptar esses passos para a sua realidade e as suas necessidades.
Quais são os benefícios da gestão de processos para sua frota?
Adotar a gestão de processos para a sua frota pode trazer uma série de benefícios, como a redução de custos, o melhor aproveitamento do tempo, a melhoria na qualidade dos serviços prestados e a tomada de decisões mais assertivas.
Todas essas vantagens se relacionam com alguns aspectos da gestão empresarial e, até mesmo, do gerenciamento de custos para manter a empresa em sua melhor forma e conseguir se expandir sem dificuldades.
Como implementar uma gestão eficiente de processos na sua frota?
O primeiro passo para implantar uma gestão de processos eficiente é conhecer os processos da sua empresa. E claro que isso se aplica na frota também.
É preciso que você entenda minuciosamente como se dá a organização dos seus veículos, o atendimento ao cliente e a prestação de serviços para poder pensar em novas estratégias.
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