Gestão de fornecedores: saiba o que é e como fazer de forma eficiente

A gestão de fornecedores é o processo de estabelecer e manter relações estratégicas com os seus parceiros de fornecimento, fundamental não só no setor de compras, mas em qualquer segmento.

Além de interferir na gestão de estoque, assegurando a disponibilidade de produtos e serviços essenciais, essa prática visa estabelecer parcerias sólidas e estratégicas. Essa relação faz parte da base para o sucesso da empresa.

Vale reforçar que esse conceito de gestão não se encerra no momento da escolha dos fornecedores ou com a assinatura do contrato. Esse é um processo contínuo, que exige acompanhamento e monitoramento.

Neste conteúdo, vamos explorar os conceitos de um controle de parceiros eficiente, a fim de entender a sua importância, além de compartilhar dicas valiosas de como implementá-lo da maneira correta.

Índice

1. Qual é a importância da gestão de fornecedores?
2. Quais são os processos que envolvem a gestão de fornecedores?
3. Como melhorar a gestão de fornecedores?
4. Quais são os benefícios da gestão de fornecedores?
5. Como acompanhar a performance dos fornecedores?
6. Faça a sua gestão de fornecedores com a Localiza Gestão de Frotas!

Qual é a importância da gestão de fornecedores?

Estabelecer melhores práticas no relacionamento estratégico é essencial para criar parcerias sólidas e mutuamente benéficas, para o fornecedor e a empresa.

Uma boa gestão desse relacionamento evita falhas como atrasos nas entregas, baixa qualidade de produtos e descumprimento de requisitos técnicos, protegendo os resultados financeiros e a reputação do negócio.

Uma gestão eficiente de compras e fornecedores estrutura a cadeia de abastecimento com agilidade e eficácia, garantindo qualidade nas entregas, além de eliminar riscos.

Além disso, contribui para a economia de recursos e melhora a previsibilidade das operações, alinhando os processos às expectativas dos clientes.

Quais são os processos que envolvem a gestão de fornecedores?

Agora que você já sabe o que é a gestão de fornecedores e qual é a sua importância, deve estar se perguntando como ela é feita na prática, afinal.

Isso envolve etapas fundamentais para criar e manter relacionamentos produtivos com parceiros de negócios. Confira!

1. Identificação das necessidades do negócio

O primeiro passo para um bom gerenciamento é compreender as necessidades específicas do seu negócio.

É importante definir quais produtos ou serviços estão envolvidos, as quantidades necessárias e os padrões de qualidade. Quanto mais claras forem essas expectativas, mais fácil será encontrar prestadores que estejam alinhados com os objetivos da sua organização.

2. Definição dos critérios e seleção dos fornecedores

Com base nas necessidades identificadas acima, estabeleça critérios claros para a seleção dos fornecedores.

Eles podem incluir qualidade, capacidade de entrega, histórico de desempenho, conformidade com regulamentações, práticas de sustentabilidade e alinhamento com os valores da empresa.

Essa etapa é essencial ao garantir que apenas as empresas mais adequadas façam parte da sua cadeia de suprimentos. Feito isso, antes da seleção, realize pesquisas de mercado, solicite propostas, analise amostras, verifique referências e avalie a capacidade financeira e operacional dos prestadores.

3. Negociação dos contratos

Após fazer a avaliação dos prestadores e escolhê-los, é hora de negociar os termos e fazer a gestão do contrato. Esse processo deve incluir discussões sobre preços, prazos de entrega, condições de pagamento, garantias e políticas de devolução.

Lembre-se que negociações bem estruturadas garantem maior transparência e evitam problemas no futuro.

4. Onboarding dos fornecedores

Uma vez que as negociações forem finalizadas, o próximo passo é integrar os fornecedores ao sistema e às operações da empresa.

Forneça orientações sobre expectativas, procedimentos de comunicação e requisitos operacionais para garantir que os novos parceiros estejam familiarizados com os processos internos.

5. Monitoramento da performance

Realize um acompanhamento constante do desempenho, avaliando a qualidade das entregas, o cumprimento dos prazos e a resolução de problemas. Isso permitirá ajustes contínuos para tornar a parceria mais durável e sustentável.

Como melhorar a gestão de fornecedores?

Além das etapas mencionadas, existem estratégias que otimizam a administração, proporcionando uma gestão mais eficiente. Separamos algumas delas.

Estipule prazos realistas

Definir prazos de entrega realistas e claros evita problemas ao longo da cadeia de suprimentos. Certifique-se de que os fornecedores atendam às suas expectativas de tempo e estejam alinhados com a capacidade de atendimento da empresa para reduzir os riscos de atrasos e melhorar a eficiência do processo.

Defina objetivos claros

Compartilhe as expectativas do seu negócio com as partes envolvidas, incluindo padrões de qualidade, requisitos técnicos e políticas internas.

Pode ser ainda mais eficaz desenvolver requisitos exclusivos para cada fornecedor. Isso porque quando as metas são personalizadas, há maior comprometimento por parte dos fornecedores, que se tornam mais engajados em atender às especificações da empresa.

Invista no relacionamento com os fornecedores

Gestão não deve se limitar a auditorias periódicas. É importante manter um relacionamento estratégico com os integrantes.

Uma forma de fazer isso é visitando regularmente os principais prestadores para compreender melhor seus processos, fortalecer a colaboração e identificar oportunidades de melhorias.

Utilize KPIs

Os Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) são ferramentas valiosas para medir a eficiência dos processos. Eles podem ajudar a identificar quais empresas se destacam ou deixam a desejar em quesitos como inovação, cumprimento de prazos e qualidade dos produtos.

O uso desses indicadores permite à empresa ajustar processos com base em dados objetivos.

Realize análises de desempenho contínuas

Para garantir uma boa parceria, avalie o desempenho dos envolvidos regularmente por meio das métricas e KPIs estabelecidos.

Essas análises ajudam a verificar se eles estão atendendo aos requisitos acordados, além de identificar áreas de melhoria ou a necessidade de novas projeções.

Quais são os benefícios da gestão de fornecedores?

Já explicamos o impacto que uma gestão de fornecedores tem nas operações da sua empresa. Muito mais do que evitar a falta de produtos e o descumprimento de prazos, ela agrega muitos outros benefícios aos processos.

A seguir, listamos os principais deles.

• Agilidade na cadeia de suprimentos: permite respostas mais rápidas diante de adversidades no mercado, novas demandas e parcerias estratégicas. Uma boa gestão facilita a identificação da necessidade e a integração de novos fornecedores, além de melhorar a flexibilidade das operações;
• Economia de gastos: uma gestão eficiente reduz custos operacionais, aumenta a produtividade e fortalece a colaboração. Isso se traduz em ganhos financeiros significativos;
• Redução de riscos: o acompanhamento contínuo ajuda a identificar e a eliminar riscos antes que se tornem problemas. Isso proporciona maior segurança à operação, especialmente em períodos de crise;
• Melhoria na eficiência operacional: a comunicação próxima e o alinhamento contínuo reduzem atrasos e melhoram o fluxo dos processos. Isso porque, com o tempo, os fornecedores passam a compreender melhor o funcionamento da empresa, otimizando as entregas;
• Atendimento a normas e padrões: garantir que todos atendam aos requisitos regulatórios e aos padrões internos é essencial para evitar problemas legais e assegurar a qualidade dos produtos ou serviços. Isso só é possível com uma boa gestão.

Como acompanhar a performance dos fornecedores?

Você deve ter em mente que a sua base de fornecimento deve estar de acordo com as suas capacidades de controle.

Hoje em dia, é praticamente inviável manter os processos de uma empresa, inclusive de gestão, manuais, ainda mais quando se trata de organizações de médio e grande porte já consolidadas.

Para isso, existem as ferramentas de automação que facilitam o monitoramento das atividades dos parceiros, reduzem erros e agilizam a tomada de decisões.

Elas possibilitam o acompanhamento detalhado do relacionamento com os fornecedores, auxiliando na identificação de falhas e na implementação de melhorias.

No entanto, para um gerenciamento eficaz, o papel do coordenador de logística é fundamental, alinhando todas as operações e supervisionando a relação com os envolvidos, focando em manter o fluxo operacional da cadeia de abastecimento em dia.

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