Indicadores de eficiência e eficácia: como melhorar o seu time

​​Indicadores de eficácia e eficiência são indispensáveis para os gestores que desejam monitorar o andamento das tarefas da equipe e garantir melhores resultados para a área. Mas, como fazer isso?  ​

Preparamos este miniguia com conceitos, importância e dicas para melhorar, entender e analisar os índices de eficiência e eficácia do time. Confira!

Eficiência e Eficácia: entenda a diferença

Embora estejam relacionados, eficiência e eficácia são conceitos diferentes.

De acordo com o professor Leon Megginson no livro “Administração: Conceitos e Aplicações”, eficiência é a capacidade de fazer as coisas da forma correta.

Ela tem relação com insumo e produto. Ou seja: o administrador que consegue fazer mais com melhor aproveitamento dos recursos (materiais, dinheiro e tempo) é eficiente.

Já James A. F. Stoner explica em seu livro “Administração”, que eficácia e a capacidade de fazer a coisa certa. Ou seja, está ligada ao resultado – atingir o objetivo correto, esperado e planejado.

Portanto, é possível entender que enquanto a eficiência está relacionada à execução otimizada de uma tarefa, a eficácia está relacionada ao resultado desejado.

Um gestor de frotas, por exemplo, pode ser considerado eficiente quando consegue fazer com que sua equipe realize mais operações em menos tempo.

E é eficaz quando o trabalho realizado pela frota é de qualidade e traz redução de custo e melhora da produtividade.

Por que é importante ser eficiente e eficaz?

Ser eficiente e eficaz é importante porque com essas práticas é possível garantir a execução das tarefas de forma mais assertiva.

Em outras palavras, você consegue realizar as atividades com menos esforço e atingir o resultado desejado.  ​

Como ser mais eficiente e eficaz?

Para ser mais eficiente e eficaz é necessário adotar medidas que vão do planejamento à mensuração dos resultados.

Na gestão de frotas, por exemplo, é preciso atentar para a estratégia de operações diárias, sua execução e indicadores.

Detalhamos esses passos, veja:

1. Planeje suas ações

É fundamental ter um planejamento completo das ações diárias, semanais e mensais de cada área tratada pelo time.

Na gestão de frotas, por exemplo, vale montar rotas otimizadas, selecionar os carros corretos para cada atividade e programar paradas de manutenção preventiva, por exemplo.

2. Monitore a execução

Depois de planejado, é fundamental executar cada atividade com precisão e atenção nas melhores práticas para aumentar a produtividade da frota e realizar a otimização do tempo, recursos e oportunidades.

Nesse sentido, o gestor de frotas pode contar com sistemas de gestão inteligentes.

O Carro Conectado da Localiza Gestão de Frotas, por exemplo, ajuda a observar a rota adotada pela equipe em tempo real. Isso, porque ele é um sistema de telemetria que está disponível para ser implementado nos veículos da frota.

Isso permite mudanças emergenciais que garantam a eficiência da execução e eficácia do resultado.

Por exemplo: se um cliente importante precisa de atendimento urgente, é possível deslocar o condutor mais próximo.

3. Leia os indicadores

Por fim, ficar atento aos indicadores de performance​ e custos ajudam a melhorar a execução das tarefas da equipe.

Isso, porque ao analisar os principais números, você consegue encontrar gargalos de despesas e oportunidades de economia, tarefas que estão sendo bem executadas e oportunidades de motivar o time, além de pontos de atenção que exigem mudanças mais estratégicas.

Nesse sentido, relatórios dos sistemas de gestão, como os do Carro Conectado e My Fleet​ podem ajudar. Os indicadores aparecem de forma lógica e nítida, ajudando o gestor a tomar as melhores decisões.

Indicadores de eficiência e eficácia: como montar e interpretar?

Os indicadores de eficiência e eficácia da sua empresa dependem das necessidades do seu negócio. Para elaborar o conjunto de indicadores que você deve observar, é preciso entender suas metas e objetivos.

Por exemplo:

Se o seu objetivo é reduzir custos com combustível, os indicadores analisados precisam ter relação com atividades que acarretam na despesa.

Nesse sentido, os dados podem ser as rotas adotadas pelo time, quilômetros rodados, e o perfil de condução de cada motorista.

Ao entender as rotas utilizadas e o perfil de condução, é possível bolar estratégias para aumentar a eficiência (atender a mais clientes gastando menos combustível) e a eficácia (resolver o problema do cliente e reduzir custos da empresa).

Depois de entender os indicadores necessários é preciso armazenar tais dados durante um período – diário, semanal, mensal, bimestral e anual.

No fim de cada ciclo, então, você deve analisar as informações e assim compreender as oportunidades.

Armazenar os dados e depois montar os gráficos de indicadores é uma tarefa bastante complexa – especialmente quando o assunto é o gerenciamento de frotas. Por isso, a dica é contar com um sistema de gestão eficiente que possa auxiliar o gestor nessa tarefa.

As ferramentas da Localiza Gestão de Frotas, por exemplo, armazenam os dados de forma organizada para que o gestor, com apenas alguns cliques, tenha acesso aos relatórios de indicadores com facilidade.