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Última atualização em 6/7/2022

KPIs na gestão de frotas: o que são e como defini-los?

Entenda quais são os principais indicadores para analisar na sua frota.
Principais indicadores para analisar na sua frota

Os KPIs (Key Performance Indicators) – ou indicadores-chave de performance – são fundamentais para medir o desempenho de uma empresa, ainda mais quando se tratando de gestão de frotas. Esses dados ajudam a entender como o setor está se comportando, qual o impacto dele na empresa e, ainda, de que forma as operações podem se tornar mais eficientes.​ Acompanhe nosso artigo e saiba como.

​KPI de frota: o que é? O KPI, no contexto da gestão de frotas, é um indicador-chave da operação. Dados relacionados a custos, atendimento, qualidade e tudo que proporcione uma leitura do setor e sua contribuição para a companhia podem ser entendidos como KPIs. 

KPIs na gestão de frotas: por que são importantes? Analisar os indicadores na gestão de frotas é fundamental para otimizar recursos e melhorar produtividade da frota. Na prática, isso significa:

• Redução de custo;

• Aumento de eficiência;

• Melhora no atendimento. Isso porque, ao conhecer os KPIs, o gestor pode entender onde estão gargalos e oportunidades, criando soluções que aprimoram o trabalho do setor dentro da empresa.  KPIs na gestão de frotas: o que considerar para defini-los. Existem KPIs comuns a todas as empresas e outros que dependem do ramo de negócio. Para as frotas, vale a mesma regra. E certamente, antes de iniciar uma rotina de análise de indicadores, é fundamental definir quais serão eles. Para realizar essa definição, portanto, é preciso:

• Conhecer as limitações financeiras da empresa;

• Ter clareza quanto aos objetivos da companhia e da área de frotas;

• Saber quais são as oportunidades e fraquezas do setor;• Entender os desafios da operação com frotas;

• Ter uma noção do que a concorrência faz;​

• Compreender as necessidades do consumidor;

• Entender o mercado onde a empresa está inserida;Com essas informações, ficam mais claros os KPIs que precisam de atenção na gestão de frotas. Abaixo, listamos os principais indicadores que toda empresa com frota – independentemente do tamanho dela – precisa ter atenção.

Leia também: Como calcular km rodado para reembolso.

KPIs na gestão de frotas: principais indicadores

Existem dois grupos principais de indicadores na gestão de frotas. Os KPIs de custos e os KPIs de qualidade.  Confira.

Indicadores de custo

Os indicadores de custo servem para que o gestor verifique quanto a empresa gasta com a frota. Esses KPIs permitem a identificação de desperdícios, gerando oportunidade de economia e o aumento de eficiência. 

1. Combustível

Esse indicador é um dos principais, já que o custo com combustível costuma ser elevado. Entender quanto cada veículo e motorista gasta permite criar soluções que reduzem essa despesa, como: conscientização do time quanto à direção econômica, utilização de rotas mais eficientes e até escolha por carros mais econômicos.

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2. Manutenção

Outro indicador de custo fundamental são as despesas com manutenção preventiva e corretiva. As manutenções preventivas são menos pesadas do que as corretivas – e ter esse balanço ajuda a manter em dia as revisões.

Além disso, analisar o custo com manutenção permite entender o tipo de veículo que se adequa melhor às necessidades da empresa. Outro ponto positivo dessa análise são os insights quanto ao desenvolvimento da equipe, com promoção de cursos e campanhas voltadas a condução responsável e eficaz.

3. Multas

Mesmo que determinados tipos de infração sejam de responsabilidade do condutor – e muitas vezes são pagas por ele – há todo um desprendimento de energia para dar a tratativa junto aos órgãos de trânsito.

Entender os principais tipos de multa que a equipe leva e até quais são os motoristas mais multados, permite ao gestor desenvolver uma política de conduta e de utilização dos veículos com foco em segurança e economia.

Indicadores de qualidade

Outro grupo de indicadores fundamental para entender como está o desempenho da frota são os KPIs que têm relação com a qualidade do trabalho. Veja os principais.

1. Tempo de entrega

Entregar ao cliente dentro do prazo combinado é fundamental para garantir a qualidade do atendimento. Por isso, é essencial dar prazos de entrega coerentes – e aqui entra a leitura de tempo de entrega, que mostra quantas horas os motoristas da empresa levam para chegar ao destino, em diferentes horários.

2. Reclamações de clientes

A área de frotas precisa se preocupar, também, com a qualidade do que é transportado dentro de seus veículos. Sejam esses bens de consumo, carga viva ou pessoas. Por isso, contabilizar reclamações e categorizá-las faz parte de uma leitura de indicadores eficiente. Assim, é possível identificar erros de transporte e solucioná-los para que não se repitam.

KPIs na gestão de frotas: como organizar e acessar

Depois de definir os principais indicadores de uma gestão de frotas, chega o momento de organizar essas informações. Para fazer isso, a dica é utilizar ferramentas próprias de gestão, que reúnam em uma mesma plataforma os dados que sua equipe precisa.

MyFleet, por exemplo, é um portal que unifica todos os dados dos carros, motoristas, abastecimentos, manutenções e multas. Com apenas alguns cliques, o gestor consegue ter acesso aos números e dar a tratativa para várias situações. Além disso, pode extrair relatórios com os KPIs que deseja analisar, dentro do recorte de tempo que preferir.

Outra ferramenta interessante é o sistema de telemetria Carro Conectado, que informa dados de trajetos adotados, localização em tempo real e até perfil de comportamento do motorista.

Entenda mais sobre sistemas​ que ajudam você a fazer uma análise sólida dos KPIs na gestão de frotas.

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