Gestão de frotas: veja tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de veículos!
A gestão de frotas deve sempre estar alinhada com o planejamento logístico para manter a demanda do transporte de mercadorias. Ter os veículos em dia é fundamental para um empreendimento atender aos prazos de entregas e garantir a produtividade dos negócios.
Pensando nisso, preparamos este artigo para você entender como fazer uma gestão de transporte eficiente para a sua empresa junto do gerenciamento da frota de veículos. Veja!
Índice:
- O que é gestão de frotas?
- Por que a gestão de frotas é importante para uma empresa?
- O que é um sistema de gestão de frotas?
- Qual tipo de empresa pode ter frota?
- Quem é o responsável pela gestão?
- O que um gestor de frotas faz?
- Como funciona a gestão de frotas?
- Quais são os tipos de frotas gerenciadas pela gestão de frotas?
- Frota própria ou terceirizada: qual a diferença e as vantagens para a gestão de frotas?
- Quais são as tarefas da gestão de frotas em uma empresa?
- Como fazer uma gestão eficiente?
- Quais são os principais indicadores da gestão de frotas?
- Como fazer para reduzir custos na frota da sua empresa?
- Como contratar uma frota terceirizada e sistemas de gestão de frotas?
- Conclusão
O que é gestão de frotas?
Gestão de frotas é o gerenciamento dos veículos utilizados por uma empresa. Ela pode ser uma área interna ou tarefas diárias realizadas por outro setor.
Essa gestão é responsável pela parte estratégica e operacional da administração desses meios de transporte e de seus condutores, garantindo que tudo funcione com eficiência.
Por que a gestão de frotas é importante para uma empresa?
A gestão de frotas é importante porque ajuda a garantir que todas as operações com os veículos da empresa sejam executadas da melhor forma possível. Isso gera aumento de produtividade e redução de custos.
O que é um sistema de gestão de frotas?
O sistema de gestão de frotas é uma ferramenta que auxilia o planejamento logístico e as atividades de um empreendimento. Fazer o controle do gerenciamento da frota é essencial para manter o desempenho dos veículos de entrega e melhorar os resultados do negócio.
Além disso, esse sistema evita que a empresa perca o controle da demanda de atividades e colabora no panorama da produtividade comercial para a organização alcançar destaque no mercado.
Qual tipo de empresa pode ter frota?
Qualquer tipo de empresa que precise de veículos no dia a dia para realizar seus procedimentos, seja de transporte de mercadorias, entregas, entre outros, já pode considerar uma frota, independentemente do seu tamanho. Afinal, o termo “frota” se refere a um conjunto de veículos de qualquer tipo.
Quem é o responsável pela gestão?
No caso de corporações com frotas maiores, é comum vermos áreas internas específicas para gestores de frotas.
Em outros casos, esses gestores ficam alocados em áreas como Facilities, Operações, Administrativo, entre outros.
Existem situações em que não há um especialista em gestão de frotas. Nesse caso, o papel é desempenhado por profissionais das áreas administrativa, logística, operações, recursos humanos ou até por algum gerente da empresa.
Por fim, ainda vale lembrar que é bem comum a terceirização da frota. Clientes da Localiza Gestão de Frotas, por exemplo, contam com diversas facilidades, como um time de consultoria pronto para apoiar o seu negócio no que diz respeito à mobilidade.
O que um gestor de frotas faz?
O gestor de frotas gerencia os veículos da empresa e realiza diversas atividades, como:
- Controle das despesas dos veículos, seja manutenção, combustível ou seguro, por exemplo;
- Manutenção da frota;
- Gerenciamento das atividades profissionais para reduzir erros e manter a produtividade do negócio;
- Gestão da equipe de transporte;
- Controle de rotas para as viagens;
- Atendimento às leis vigentes de trânsito para o deslocamento de mercadorias.
Como funciona a gestão de frotas?
A gestão de frotas opera como uma plataforma de controle para as atividades de cada veículo. No entanto, é importante que a tecnologia seja aliada ao gerenciamento, pois permite gerar eficiência e redução de tempo nos processos.
Atualmente, é possível contar com o sistema de rastreamento para coletar dados sobre as atividades dos veículos em trânsito. Com isso, a empresa pode tomar decisões melhores sobre o fluxo das operações e a jornada dos condutores.
Quais são os tipos de frotas gerenciadas pela gestão de frotas?
As organizações que transportam cargas precisam de veículos adequados conforme a demanda dos negócios. Para isso, o atendimento pode ser feito por meio dos seguintes tipos de frotas:
- Veículos leves para cargas menores e transporte de equipes de atendimento: sedans, hatchs, compactos, SUVs e utilitários;
- Veículos pesados: caminhões;
- Automóveis especiais: viaturas da polícia, ambulâncias, carros funerários e veículos adaptados;
- Carros para o deslocamento de funcionários de empresas.
Frota própria ou terceirizada: qual a diferença e as vantagens para a gestão de frotas?
Para compreender como a gestão de frotas funciona, é fundamental entender as diferenças entre frota terceirizada e própria.
A frota terceirizada é composta por veículos que a empresa contrata por um determinado período de tempo — tudo da forma mais conveniente à companhia.
A frota própria é composta por carros próprios do empreendimento e que ficarão com ela até que sejam revendidos.
Vantagens da frota terceirizada
Para a empresa, uma das principais vantagens da frota terceirizada é permitir que o setor mantenha o foco nas decisões estratégicas e ainda reduza seus custos.
Outro benefício é a economia sem perda de eficiência. O seu negócio deixa de perder dinheiro com a depreciação dos veículos e evita o grande desperdício de dinheiro e de tempo na renovação dos modelos.
Mais um destaque é a previsibilidade dos custos — sabemos que um orçamento sem surpresas colabora com o caixa sempre.
Além disso, os veículos não ficam muito tempo ociosos quando vão para uma manutenção, por exemplo. Principalmente se a terceirização for feita com a Localiza Gestão de Frotas! Aqui, nós contamos com diversas oficinas parceiras espalhadas por todo o Brasil e você tem a possibilidade de contratação de carros reserva. Isso garante um enorme ganho de produtividade para o seu negócio e o gestor pode lançar mão de sistemas de gestão de frotas para facilitar o seu dia a dia.
Vantagens da frota própria
Apesar do custo mais elevado, algumas empresas preferem ter frota própria porque querem a centralização dos processos.
Isso significa que os gestores precisam controlar todos os detalhes da frota e não apenas os pontos estratégicos que realmente impactam os resultados.
Quais são as tarefas da gestão de frotas em uma empresa?
Como falamos, a gestão pode ser feita por uma área especializada ou não.
A responsabilidade dos gestores de frota pode ser assumida por outros profissionais, já que engloba todos os procedimentos relacionados aos veículos e condutores, porém existem algumas tarefas que fazem parte desse gerenciamento. Veja quais são!
Conduzir os procedimentos operacionais como licenciamento, IPVA e emplacamento.
Para que o negócio flua como deve ser, é importante que cada etapa esteja funcionando conforme a legislação.
E, no caso de uma frota terceirizada pela Localiza Gestão de Frotas, por exemplo, o gestor não precisa se preocupar com a execução dessas tarefas, apenas supervisiona o andamento de tudo.
Avaliar a performance dos condutores e a produtividade da frota
É preciso acompanhar a performance dos condutores com relação à segurança no trânsito.
Além disso, é necessário saber se os veículos estão ficando muito tempo parados ou se o negócio está rodando sem perda de produtividade.
Com um bom sistema de gestão e com ferramentas de telemetria, o gestor consegue monitorar os indicadores da frota e saber como os condutores estão dirigindo e quais as rotas estão fazendo.
Assim, poderá identificar oportunidades de otimizar os resultados da empresa e aumentar a segurança dos condutores.
Monitorar e reduzir despesas
O gestor de frotas também faz o controle de despesas do setor e identifica oportunidades de redução de custos.
Essa redução pode vir, por exemplo, por meio do desenvolvimento de programas de conscientização para direção eficiente e segura.
Como fazer uma gestão eficiente?
Para a gestão de frotas ser eficaz, é recomendável que a empresa adote algumas práticas. Conheça quais são!
1. Utilizar ferramentas de gestão eficientes para monitorar e tomar decisões
Todo trabalho precisa de ferramentas, não é mesmo? E quanto melhor forem, mais efetiva serão a execução das tarefas e, por sua vez, os resultados.
Hoje, uma gestão de frotas de qualidade é feita com o auxílio de ferramentas digitais que permitem acesso completo às informações da frota.
Conforme a McKinsey & Company, os carros geram até 25 gigabytes de dados por hora — e esses dados, quando bem trabalhados, geram informações que auxiliam no processo de tomada de decisão.
Ferramentas que proporcionem a leitura de todas essas informações, geralmente, podem ser adquiridas ou desenvolvidas pela equipe de tecnologia da informação da empresa.
E, no caso de frotas terceirizadas, muitas vezes é possível contar com sistemas da própria fornecedora. Porém, é importante atentar à funcionalidade destes recursos — é preciso que eles sejam seguros, simples de usar e precisos.
2. Interagir com outros departamentos da empresa
O responsável pela gestão de frotas precisa interagir com outros departamentos em diversas ocasiões.
Um exemplo dessa interação é durante a criação da política de frotas, documento que reúne as diretrizes da empresa quanto à utilização dos veículos.
Nesse apanhado, estão as regras e os direcionamentos sobre o uso dos carros, os modelos disponíveis para cada nível hierárquico e os procedimentos que devem ser seguidos diante de infrações de trânsito.
Para definir as políticas de frotas com eficiência, é fundamental que o gestor envolva outras áreas, como o RH e o jurídico.
Quais são os principais indicadores da gestão de frotas?
Os indicadores de frota, também chamados de Indicadores Chave de Desempenho, servem para avaliar o desempenho das atividades da gestão de transportes. Veja, abaixo, os principais:
- Consumo de combustível;
- Manutenção de veículos;
- Produtividade da frota;
- Multas;
- Sinistros;
- Custo Operacional do Veículo (COV).
Como fazer para reduzir custos na frota da sua empresa?
Para reduzir os custos do gerenciamento de frota sem interferir na produtividade do seu negócio, você deve:
- Investir nos treinamentos para condutores;
- Realizar as manutenções preventivas para manter o desempenho dos veículos;
- Manter o controle dos combustíveis;
- Traçar rotas alternativas e melhores para as viagens;
- Analisar a possibilidade de terceirizar a frota;
- Utilizar os sistemas de monitoramento e roteirização para a frota.
Como contratar uma frota terceirizada e sistemas de gestão de frotas?
Para contratar uma empresa de terceirização e gestão de frotas, é fundamental começar pelas pesquisas. Aqui, a dica é buscar informações de credibilidade em sites, blogs e revistas, por exemplo.
Desta forma, será possível entender mais sobre os benefícios da terceirização. Depois disso, siga os passos que te contamos a seguir!
Passo 1: fale com fornecedores
Entre em contato com os fornecedores e outros players de mercado para tirar dúvidas sobre detalhes do procedimento. Aproveite e peça ajuda para levantar o custo real da frota própria ou terceirizada.
Passo 2: conheça a atuação dos fornecedores
Conheça bem os possíveis fornecedores e como eles atuam. Veja, por exemplo, se eles têm boas oficinas parceiras e se é feito um suporte próximo, por parte do fornecedor, para apoiar nos indicadores e facilitar o contato em eventuais necessidades.
Passo 3: mantenha comunicação com seus clientes e parceiros
Converse com seus respectivos clientes ou possíveis parceiros. Essa etapa é essencial para verificar os pontos fortes e fracos de cada um.
Por fim, o processo de tomada de decisão deve levar em consideração não apenas o preço, mas, também, todos os diferenciais competitivos que já terão sido percebidos durante a realização das etapas anteriores.
É fundamental optar por um fornecedor que tenha experiência e soluções de qualidade, capazes de ajudar a gestão da frota a gerar valor para o negócio da empresa.
Conclusão
Como vimos, a gestão de frotas é responsável pela administração completa dos veículos, que podem ser próprios ou terceirizados.
Gerenciá-los com eficiência é o que garantirá economia e melhores resultados. Falando em rentabilidade, para ajudar o seu negócio, a terceirização da Localiza Gestão de Frotas pode ser uma solução!
Com a gente, você não precisa se preocupar com os gastos com revisão e manutenção, pois esses serviços já estão inclusos no aluguel. Além disso, você conta com veículos atualizados e acompanhados da tecnologia da telemetria.
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