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O que é gestão de frotas: tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de veículos!
Gestão de frotas é o gerenciamento dos veículos utilizados pela empresa.
Para compreender de verdade como o que é e como funciona é preciso entender suas particularidades.
Por isso preparamos este guia com tudo que você precisa saber sobre gestão de frotas. Vamos lá?
O que é gestão de frotas?
Gestão de frotas é o gerenciamento dos veículos utilizados por uma empresa.
A gestão de frotas pode tanto ser uma área dentro da empresa quanto ser uma tarefa diária realizada por um outro setor.
Essa gestão é responsável pela parte estratégica e operacional da administração desses meios de transporte e de seus condutores, garantindo que tudo funcione com eficiência.
Entenda também como funciona a terceirização da frota na sua região:
Qual tipo de empresa pode ter frota?
Qualquer tipo de empresa que precisa de veículos no dia a dia já possui uma frota, independente de seu tamanho.
Afinal, o termo ‘frota’ se refere a um conjunto de veículos, independente de qual o tipo.
Tem empresas de pequeno, médio e grande porte, e de diferentes ramos de atuação, que utilizam frota e, consequentemente, fazem a sua gestão.
Quem é responsável pela gestão?
No caso de empresas com frotas maiores, é comum vermos áreas dentro do negócio específicas para gestores de frotas.
Em outros casos, esses gestores de frotas ficam alocados dentro de áreas como Facilities, Operações, Administrativo etc.
Há ainda casos em que não há um profissional especialista em gestão de frotas, e esse papel é desempenhado por profissionais da área administrativa, logística, operações, recursos humanos ou até algum gerente do negócio, por exemplo.
De toda forma, vale lembrar que é bem comum a terceirização da frota.
Clientes da Localiza Gestão de Frotas, por exemplo, contam com diversas facilidades, como um time de consultoria pronto para apoiar o seu negócio no que diz respeito à mobilidade.
Quais os tipos de frota gerenciadas pela gestão de frotas
Algumas empresas precisam de frotas de carros leves – como sedans, hatchs, compactos, SUVs e utilitários –, seja para visitar clientes, transportar produtos menores, deslocar equipes de atendimento ou realizar uma série de outras tarefas fundamentais para o negócio.
Pode ser o caso de companhias de telefone e internet, indústria farmacêutica, empresas de atendimento médico emergencial, entre outras de pequeno, médio ou grande porte.
Outras companhias precisam contar com frotas de caminhões ou outros veículos pesados, tanto aquelas que fazem grandes entregas de produtos por todo o Brasil, como transporte de soja, bebidas, móveis etc, quanto para agronegócio.
Também tem diversas empresas que precisam de frota de automóveis especiais para atender necessidades específicas de determinados segmentos – como viaturas policiais, ambulâncias, carros funerários e outros que exigem veículos bastante adaptados.
Além disso, há empresas que precisam de carros para colaboradores com cargos específicos, como executivos e diretores, e empresas que optam por ter frotas para servir de benefícios para funcionários. Nesse caso, utilizam também veículos leves.
E o papel da gestão de frotas já começa aqui: decidir quais são os melhores veículos para o negócio da empresa, a quantidade necessária, se é mais vantajoso comprar os carros ou terceirizar a frota e o acompanhamento e monitoramento da frota.
Frota própria ou terceirizada: qual a diferença e vantagens para a gestão de frotas
Para compreender como a gestão de frotas funciona, é fundamental entender as diferenças entre frota terceirizada e própria.
A frota terceirizada é composta por veículos que a empresa contrata por um determinado período de tempo – tudo da forma mais conveniente à companhia.
Já a frota própria é composta por carros que a empresa compra, e que ficarão com ela até que sejam revendidos.
- Vantagens da frota terceirizada
Para a empresa, uma das principais vantagens da frota terceirizada é permitir que o setor mantenha o foco nas decisões estratégicas, e ainda reduzir seus custos.
Outra vantagem é a economia sem perda de eficiência. A sua empresa deixa de perder dinheiro com a depreciação dos veículos e ainda evita o grande dispêndio de dinheiro e de tempo na renovação dos modelos, por exemplo.
Mais um destaque é a previsibilidade dos custos – e sabemos que um orçamento sem surpresas colabora com o caixa, sempre.
Além disso, os veículos não ficam muito tempo ociosos quando vão para uma manutenção, por exemplo.
Principalmente se a terceirização for feita com a Localiza Gestão de Frotas, já que contamos com diversas oficinas parceiras espalhadas por todo o Brasil, e a possibilidade de contratação de carros reserva. Isso garante um enorme ganho de produtividade para seu negócio!
Se não bastasse, o gestor pode contar com sistemas de gestão de frotas que facilitam seu dia a dia.
- Vantagens da frota própria
Apesar do custo mais elevado, algumas empresas preferem frota própria porque preferem a centralização dos processos.
Isso significa que gestores precisarão controlar todos os detalhes da frota e não só os pontos estratégicos e que realmente impactam o resultado da empresa.
Entenda mais sobre a gestão de frotas e as vantagens de terceirizar!
Quais são as tarefas da gestão de frotas em uma empresa
Como falamos, a gestão pode ser feita por uma área especializada ou não.
A responsabilidade dos gestores de frota passa por tomar conta de todos os procedimentos relacionados aos veículos e condutores. Confira as suas principais atividades:
- conduzir os procedimentos operacionais como licenciamento, IPVA e emplacamento
Para que o negócio flua como deve ser, é importante que cada etapa esteja funcionando conforme a legislação.
E no caso de uma frota terceirizada pela Localiza Gestão de Frotas, por exemplo, o gestor não precisa se preocupar com a execução dessas tarefas, apenas supervisiona o andamento de tudo;
- avaliar a performance dos condutores e a produtividade da frota
É preciso acompanhar a performance dos condutores com relação à segurança no trânsito, por exemplo.
Além disso, saber se os veículos estão ficando muito tempo parados ou se o negócio está rodando sem perda de produtividade.
Com bom sistemas de gestão e ferramentas de telemetria, por exemplo, o gestor consegue monitorar indicadores da frota e saber como os condutores estão dirigindo e quais rotas estão fazendo.
Assim, pode identificar oportunidades de otimizar os resultados da empresa e aumentar a segurança dos condutores.
- monitorar e reduzir despesas
O gestor de frotas também faz o controle de despesas do setor e identifica oportunidades de redução custos.
Essa redução pode vir, por exemplo, através do desenvolvimento de programas de conscientização para direção eficiente e segura.
Aproveite e conheça o Carro Conectado, sistema de telemetria da Localiza Gestão de Frotas.
Por que a gestão de frotas é importante para uma empresa?
Porque a gestão de frotas ajuda a garantir que todas as operações com os veículos da empresa sejam executadas da melhor forma possível. Isso gera aumento de produtividade e redução de custos.
Como fazer uma gestão eficiente?
Para que a gestão de frotas seja eficiente, é recomendável que a empresa adote algumas práticas:
1. Utilizar ferramentas de gestão eficientes para monitorar e tomar decisões
Todo trabalho precisa de ferramentas, não é mesmo? E quanto melhor forem, mais eficiente será a execução das tarefas e, por sua vez, os resultados.
Hoje, uma gestão de frotas de qualidade é feita com o auxílio de ferramentas digitais que permitem acesso completo às informações da frota.
De acordo com a McKinsey & Company, os carros geram até 25 gigabytes de dados por hora – e esses dados bem trabalhados geram informações que auxiliam no processo de tomada de decisão.
Ferramentas que proporcionem a leitura de todos esses dados, geralmente, podem ser adquiridas ou desenvolvidas pela equipe de tecnologia da informação da empresa.
E no caso de frotas terceirizadas, muitas vezes é possível contar com sistemas da própria fornecedora.
Mas é importante atentar à funcionalidade destes recursos – é preciso que sejam seguros, simples de usar e precisos.
Afinal, o objetivo é facilitar o dia a dia do gestor.
2. Interagir com outros departamentos da empresa
O responsável pela gestão de frotas precisa interagir com outros departamentos da empresa em diversas ocasiões.
Um exemplo dessa interação é durante a criação da política de frotas, documento que reúne as diretrizes da empresa quanto à utilização dos veículos.
Nesse apanhado, estão as regras e direcionamentos sobre o uso dos carros, modelos disponíveis para cada nível hierárquico e procedimentos a seguir diante de infrações de trânsito, por exemplo.
E para definir as políticas de frotas com eficiência, é fundamental que o gestor envolva outras áreas, como RH e jurídico.
Como contratar uma frota terceirizada e sistemas de gestão de frota
Para contratar uma empresa de terceirização e gestão de frotas, é fundamental começar pelas pesquisas.
Aqui, a dica é buscar informações de credibilidade em sites, blogs e revistas, por exemplo.
Desta forma, será possível entender mais sobre os benefícios da terceirização.
Depois disso, siga os passos.
Passo 1:
Entre em contato com os fornecedores e outros players de mercado para tirar dúvidas sobre detalhes do procedimento.
Aproveite e peça ajuda para levantar o custo real da frota própria x terceirizada.
Passo 2:
Conheça bem os possíveis fornecedores e como eles atuam.
Veja, por exemplo, se eles têm boas oficinas parceiras e se é feito um acompanhamento próximo por parte do fornecedor, para apoiar no acompanhamento dos indicadores e facilitar o contato em eventuais necessidades.
Passo 3:
Converse com seus respectivos clientes ou possíveis parceiros. Essa etapa é essencial para verificar os pontos fortes e fracos de cada um.
Por fim, o processo de tomada de decisão deve levar em consideração não apenas o preço, mas também todos os diferenciais competitivos que já terão sido percebidos durante a realização das etapas anteriores.
É fundamental optar por um fornecedor que tenha experiência e soluções de qualidade, capazes de ajudar a gestão da frota a gerar valor para o negócio da empresa.
Confira também as vantagens de terceirizar frota com a Localiza.
Perguntas Frequentes sobre Gestão de Frotas
A gestão de frotas pode funcionar de formas diferentes, variando de empresa para empresa. Na Localiza, o gerenciamento de frotas é feito por sistemas inteligentes que monitoram a frota, facilitando na administração do negócio e segurança dos veículos.
Uma das principais vantagens da frota terceirizada é fazer com que o setor mantenha o foco nas decisões estratégicas do negócio e na redução dos custos, sem perder eficiência.
As principais tarefas da gestão de frotas são conduzir os procedimentos operacionais, como licenciamento, IPVA e emplacamento, avaliar a performance dos condutores e a produtividade da frota, além de monitorar e reduzir despesas.
A gestão de frotas garante que todas as operações com os veículos de uma empresa sejam executadas da melhor forma possível, com rapidez e segurança, aumentando a produtividade, além da redução dos custos.
Para ter uma gestão de frotas eficiente é preciso utilizar ferramentas que possibilitem o monitoramento e a interação com outros departamentos da empresa.
Conclusão
Como vimos, a gestão de frotas é responsável pela administração completa dos veículos.
Esses veículos podem ser próprios ou terceirizados, e administrá-los com eficiência garante economia e melhores resultados.
Confira os principais destaques:
- Gestão de frotas é a administração dos veículos da empresa.
- Qualquer tamanho e tipo de empresa pode ter uma gestão de frotas.
- Veículos podem ser terceirizados – a frota é feita sob medida para as necessidades do negócio, a empresa economiza dinheiro sem perder controle e eficiência, os carros são sempre novos e há facilidade de substituição em caso de eventualidades como sinistros e manutenção.
- O gestor de frota monitora o dia a dia dos condutores, gastos e rotas. Através dessas informações, ele toma conta das metas da empresa, cria soluções para melhorar os resultados, identifica oportunidades de economia, providencia soluções para o dia a dia da equipe e avalia o desempenho dos próprios automóveis.
- Gestão de frotas eficiente é feita com ferramentas de gestão que reúnem informações precisas sobre rotas, veículos, condutores e despesas.
- Sistemas de gestão de frotas servem para auxiliar o gestor de frota em seu dia a dia, para que o profissional possa manter a operação eficiente e gerar resultados para a empresa.
- A gestão de frotas também deve ter acesso aos outros departamentos da empresa para demandar soluções identificadas no processo de administração dos veículos e equipe.
- A gestão de frotas é fundamental para que o negócio da empresa seja bem feito.
Está pensando em terceirizar sua frota?
Temos uma dica!
A Localiza Gestão de Frotas está no mercado há 50 anos, com +80% de aprovação dos usuários e mais de 240 mil carros.
Por isso, ela ajuda a sua empresa a economizar até 31%, comparado às despesas de uma frota própria.
Outro destaque são os sistemas de gestão da Localiza Gestão de Frotas.
Além de contar com a credibilidade da marca, frota nova e assistência por todo o país, o gestor de frota pode trabalhar com recursos inovadores, como os do MyFleet, Carro Conectado, #meucarro e Sofit.
