Como implementar uma política de utilização de frotas na sua empresa?

A sua empresa já possui uma política de utilização de frotas?

Se a sua resposta foi “não”, saiba que você pode estar perdendo oportunidade de garantir que os processos do seu negócio fluam melhor e também de evitar desperdícios nos seus investimentos. 

Isso porque a política de frotas é um documento que registra tudo o que está atrelado ao bom funcionamento das atividades da frota, garantindo o sucesso da logística e mais eficiência para a frota.

Quer ficar por dentro do passo a passo para criar essa política em sua empresa?

Então, é só continuar por aqui!

O que é uma política de utilização de frotas?

É um documento que regulamenta toda a gestão dos carros de uma empresa.  Desde os fluxos de logísticas até a gestão de fornecedores.

Ou seja, esse contrato define as regras para utilização dos veículos, como: boas práticas de condução, período certo para abastecimentos e comportamentos em caso de emergência.

Mas também traça normas mais gerais, como o tempo das operações e o intervalo adequado para que as manutenções sejam realizadas.

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Os benefícios dessa política para a sua empresa

Sabemos que fazer a gestão de uma frota é uma atividade desafiadora e que exige muita responsabilidade para que tudo funcione bem.

Por isso, a política de frotas auxilia bastante os gestores em suas funções diárias, possibilitando um melhor acompanhamento das atividades. Afinal, uma política de frotas eficiente pode ajudar no aumento da performance e consequentemente na redução dos custos operacionais.

Um bom planejamento dessas regras pode agregar os seguintes benefícios à sua empresa:

• Prevenir gastos com manutenções desnecessárias;
• Evitar desperdícios com combustível;
• Definir padrões para os veículos da empresa;
• Aumentar a produtividade da frota;
• Estruturar funções e responsabilidades.

Dessa forma, no momento de criar a política de frotas para o seu negócio, é importante considerar que ela vai além de uma simples lista a ser preenchida com instruções e regras. A política de utilização de frotas deve ser implementada para ser o verdadeiro “braço direito” do gestor, no seu dia a dia.

Como implementar uma política de frotas?

Agora que você não tem mais dúvidas sobre a importância da política de frotas para a sua empresa, que tal começar a implementá-la?

Preparamos esta lista para te auxiliar nessa tarefa!

1° passo:  defina os objetivos e os principais dados

Nessa fase você deve saber definir exatamente qual o objetivo da frota para o seu negócio.

De modo geral, as frotas estão ali para auxiliar as empresas a resolverem alguma deficiência nos processos de mobilidade. Sendo assim, tente traçar qual é o problema que a sua frota resolve ou ajuda a resolver.

É muito importante que esse objetivo esteja bem claro para toda a equipe envolvida nas atividades da frota.

Por isso esse tópico deve conter alguns pontos, como:  permissões, mudanças de status de um funcionário e responsabilidades para com os carros.​

2° passo: crie processos para compra e manutenção dos veículos

Esse é o tópico em que é preciso definir os processos de compra e manutenção dos veículos.

Dependendo do tamanho da frota, com o passar do tempo, toda a logística que envolve os carros disponíveis e a manutenção deles pode se tornar um problema para a gestão, caso isso não esteja bem-organizado.

Para evitar possíveis erros, você precisa prever os seguintes tópicos:

• Seleção dos veículos;
• Registros de inspeção;
• Manutenção do veículo;
• Ciclo de vida do veículo.

3° passo: estabeleça regras para a utilização dos carros 

Aqui você deve deixar claro quais são as restrições e as regras para a utilização dos veículos. É um tópico da política de gestão que interessa principalmente aos condutores. Já que diz muito sobre os cuidados envolvidos durante o uso dos carros.

Alguns exemplos de regras que podem ser especificadas:

• Uso do cinto de segurança;
• Proibição do uso do celular na direção;
• Não permitir caronas;
• Limpeza do veículo.

4° passo: defina processos de segurança

É essencial que toda frota possua critérios bem explicados sobre segurança. Ter isso muito bem estruturado pode evitar inúmeras incidências, assim como acidentes.

Dessa maneira, é importante que a sua política de frotas preveja alguns pontos, como: periodicidade do teste de álcool e drogas, informe de acidentes e termos de reponsabilidade do motorista.

Para esse tópico em questão, é interessante também que você se reúna com o RH da empresa para pensarem juntos essas ações de segurança. 

5° passo: entenda como reduzir custos

Para finalizar, pense junto com o restante da sua equipe o que pode ser feito para reduzir os custos operacionais com a frota.

Como a sua equipe também lida com a frota diariamente, eles poderão ajudar a estabelecer as melhores estratégias de economia.

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