RFI: veja o que significa, como funciona e a forma correta de solicitá-la
Na hora de encontrar um parceiro para a terceirização de frotas da sua empresa, o primeiro passo é fazer a RFI. Afinal, essa documentação é essencial na etapa de coleta de informações dos fornecedores que oferecem o serviço.
Quer saber mais sobre o que é RFI, para que ela serve e como elaborar um documento do tipo? Então, continue lendo este conteúdo, porque vamos explicar tudo a respeito do assunto.
O que é RFI?
O significado de RFI é “Request For Information”, que traduzindo para o português seria uma “Solicitação de Informações”.
Assim, RFI é uma documentação utilizada para coletar informações de fornecedores em potencial. Ela é útil principalmente para saber mais sobre como funcionam as empresas que vão prestar serviço para a sua.
Além disso, o documento é importante para que seja possível avaliar qual proponente se encaixa melhor nas demandas do negócio antes de firmar contrato.
Resumindo, é um pedido das informações dos possíveis fornecedores. Com a RFI, a empresa consegue descobrir sobre a política, a estrutura e os serviços que pode vir a contratar.
Como funciona uma RFI?
Como mencionado, a RFIé utilizada para que as empresas obtenham informações e dados dos fornecedores que oferecem determinado serviço ou produto que elas precisam adquirir.
Por exemplo, vamos supor que uma organização quer contratar uma solução para a frota de veículos da empresa.
A RFI é redigida pelo setor de logística para que seja possível conhecer como funciona o serviço e quais as opções no mercado para decidir entre frota própria ou terceirizada.
A documentação, então, é enviada aos fornecedores em potencial para que a companhia obtenha mais informações sobre os serviços.
Com as respostas, a solicitante consegue afunilar a sua lista de fornecedores para, depois, seguir para a etapa de RFP e colher dados mais aprofundados.
Qual é a importância da RFI?
A RFI é importante para que a empresa conheça mais detalhadamente o processo, a estrutura e os serviços dos prováveis parceiros.
Assim, é possível analisar e verificar quais fornecedores têm mais potencial para atender de forma eficaz às demandas do negócio, eliminando os concorrentes que não estão qualificados.
Como fazer uma RFI?
Para fazer uma documentação de RFI é necessário tomar alguns cuidados para que os proponentes retornem com as respostas certas, fator fundamental para uma avaliação mais precisa.
Confira alguns passos essenciais para construir essa documentação de maneira adequada.
Foque na objetividade e especificação
É imprescindível saber quais são os objetivos da sua organização para determinar o que será pedido aos fornecedores em potencial.
Por exemplo, se você procura contratar um sistema de gestão de frotas, precisa informar as características do serviço que procura, as prioridades, as funcionalidades, o suporte necessário etc.
Informe suas limitações
Seja transparente e informe quais são as suas limitações enquanto empresa com relação à aquisição desse novo serviço. Aqui, entram fatores como orçamento, prazos, entre outros.
Faça um cronograma
Estabeleça um cronograma para que os fornecedores estejam cientes das suas necessidades e consigam entender se podem atender a elas. Isso evita que empresas desqualificadas passem pela seleção inicial.
O que deve constar na RFI?
Em uma RFI geralmente constam as seguintes questões:
- raio de atuação (se é regional ou nacional);
- informações histórias, tempo de mercado e faturamento médio;
- quais fornecedores fazem parte da equipe disponível;
- tamanho da empresa, quantidade de funcionários, clientes, disponibilidade da frota;
- portfólio de serviços, cases de sucesso e diferenciais competitivos.
Qual é a diferença entre RFI, RFQ e RFP?
A construção da RFI é apenas o início do processo de solicitação de compras, que segue a sequência RFI, RFP e RFQ. Entenda a diferença e em que momento cada uma delas é aplicada.
Como vimos, a RFI é a etapa em que é feito o pedido de informações dos fornecedores para identificar quais podem ser os possíveis parceiros de serviço.
Logo em seguida, vem a RFP, que é a solicitação de propostas. Nessa fase, os fornecedores respondem a todos os requisitos de acordo com a demanda da empresa.
Para finalizar, vem a RFQ com a missão de apresentar uma especificação técnica e ainda mais detalhada das suas necessidades, com prazos, forma de pagamento, requisitos comerciais, entre outros.
Depois de entender como funciona a RFI, continue no nosso blog e descubra tudo sobre como fazer o controle de veículos da sua empresa.
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