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Última atualização em 19/10/2022

RFI, RFP e RFQ na Terceirização de Frotas | Entenda o que são e qual a importância dessas siglas

Você conhece os termos RFI, RFP e RFQ na terceirização de frotas? Esses conceitos são bastantes importantes para o gestor que está pensando na contratação de fornecedores para a empresa.
RFI, RFP e RFQ

Isso porque no momento de contratar empresa para terceirização de frotas, existem alguns itens que precisam ser avaliados pelo gestor para garantir que as condições de contratação sejam efetivas e atendam as necessidades do negócio.

Nos próximos minutos, você conhecerá o que significa RFI, RFP e RFQ para contratação de frota terceirizada e como funciona. Acompanhe!

O que é RFI?

RFI é a sigla para um termo em inglês Request For Information, que em tradução literal significa Solicitação de Informações ou Pedido de Informações. Assim, em linhas gerais, é o pedido de informações sobre o possível fornecedor.

Serve para pedir informações de um fornecedor em potencial antes de fechar contrato, ou seja, sem compromisso.

A RFI é um ótimo modelo para que o gestor possa pedir informações importantes para um fornecedor, conhecendo mais sobre a política da empresa, a estrutura e os serviços.

Geralmente, em uma RFI são feitas perguntas sobre:

  • Informações histórias, tempo de mercado e faturamento médio;
  • O tamanho da empresa, quantidade de funcionários, clientes, disponibilidade da frota;
  • Raio de atuação (se é regional ou nacional);
  • Quais fornecedores fazem parte da equipe disponível, como oficinas e concessionárias;
  • Portfólio de serviços, cases de sucesso e diferenciais competitivos.

Qual a importância da RFI?

importância da RFI é justamente a possibilidade de investigar melhor sobre o processo, a estrutura e o funcionamento da empresa para que o gestor tome decisões mais seguras, sendo, um bom método preventivo de contratação.

Além disso, a RFI é uma aliada para eliminar da concorrência empresas que não possuem uma estrutura qualificada.

Conhecendo o RFI, vem então a RFP (Request for Proposal). Entenda a seguir.

O que é RFP?

RFP é a sigla para um termo em inglês Request For Proposal que significa Pedido de Proposta e, como o próprio nome sugere, é uma solicitação de proposta ao fornecedor.

Com o histórico e informações da empresa em mãos, ou seja, a RFI, é importante também comparar as propostas comerciais entre as concorrentes.

Assim, você vai solicitar os escopos e precificação das empresas e avaliar as diferenças de preços e serviços, evitando que a oferta de serviço esteja diferente do que a sua empresa precisa.

Mas, para que a RFP seja efetiva e a comparação entre as empresas seja facilitada e justa, é importante que ao fazer o pedido de proposta, você informe para ambos concorrentes informações sobre o seu negócio e necessidades, por exemplo:

  • “A min​ha frota roda em torno de oito mil quilômetros por mês e possui demanda para determinadas regiões do Brasil.”

É fundamental que as empresas tenham as especificações justamente para que você não receba propostas e preços tão diferentes, porque isso pode resultar em problemas no futuro.

Por exemplo, de repente, uma empresa com uma proposta muito barata pode não ter contemplado algum item que é importante para o seu negócio.

Assim, uma boa RFP pode apresentar informações como:

  • Quilômetros rodados mensalmente;
  • Região de atuação;
  • Especificações sobre a potência e categoria do veículo;
  • Personalizações, como cor e identificações necessárias;
  • Acessórios como rastreamento, alarmes e películas dos vidros;
  • Tempo de duração do contrato.

Por fim, para conseguir tomar uma decisão assertiva, defina um cronograma do processo, com prazos para entregas da RFI e RFP e, se possível, envolva outras pessoas para apoiarem na tomada de decisão, como o financeiro da empresa e o jurídico.

Não deixe também de buscar referências com colegas de outras empresas, conhecendo mais sobre a reputação da empresa terceirizada.

Na Localiza Gestão, por exemplo, buscamos entender bem a demanda dos nossos clientes antes de fazer uma proposta. Assim, é possível atender com eficiência a necessidade de cada negócio.

O que é RFQ?

RFQ é a sigla para o termo em inglês Request For Quotation, que traduzido quer dizer Solicitação de Cotação. Assim como o nome indica, ela é o pedido de cotação dos fornecedores que apresentaram as melhores respostas às especificações do RFP.

Assim, é na RFQ que a empresa vai especificar, ainda mais detalhadamente, o que precisa para que os fornecedores consigam elaborar o orçamento e enviar a proposta.

Geralmente, é necessário incluir na RFQ informações como:

  • especificações técnicas dos produtos ou serviços;
  • quantidade desejada;
  • detalhes do esperado quanto à qualidade da entrega;
  • cotação comercial, com instruções e regras bem definidas;
  • principais cláusulas de contrato;
  • instruções para a operação do fornecedor;
  • informações básicas da empresa;
  • outros dados essenciais para a tomada de decisão interna e que condizem com a estratégia e as metas da empresa;
  • prazo para a resposta ao RFQ.

Qual a importância da RFQ?

A importância da RFQ é a otimização do processo de compras, porque ela contém todas as informações necessárias para uma tomada de decisão ágil e eficiente.

Além disso, por meio desse documento, a empresa é capaz de determinar a melhor oportunidade de negócio, diminuindo despesas operacionais e negociando de maneira mais acertada.

Qual a diferença entre RFI, RFP e RFQ?

Como visto, os três requerimentos, RFI, RFP e RFQ, são usados em processos de compras. A principal diferença entre eles é o momento da sua aplicação dentro desse processo.

A RFI é a primeira etapa para montar uma lista de fornecedores e realizar uma compra. Nesse momento, a empresa pede informações dos possíveis parceiros de negócio, de modo a conhecê-los melhor.

Ou seja, é uma forma de analisar os fornecedores para fazer a contratação mais acertada possível. Além disso, essa é uma forma de descartar as empresas que não apresentam a estrutura necessária para o contrato.

Em seguida, temos a RFP, na qual os fornecedores poderão apresentar as suas propostas para a necessidade apresentada. Ela deve disponibilizar o máximo de detalhes possível sobre as demandas da empresa, indicando os requisitos que são imprescindíveis para o produto ou serviço solicitado.

Esse detalhamento é importante para que os fornecedores proponham uma solução válida, mas com espaço para que sejam criativos.

Por fim, chegamos à RFQ. Nesse documento, a empresa vai especificar com ainda mais detalhes o que precisa. Nesta etapa, é comum que sejam adicionadas as especificações técnicas do produto ou serviço solicitado e os requisitos comerciais, como prazos, forma de pagamento, entre outros.

Com essas informações em mãos, os fornecedores conseguem elaborar o orçamento e enviar a proposta.

Como elaborar uma RFI, RFP e RFQ?

Agora que você já sabe para que serve, a importância e quais as principais diferenças entre elas, vamos à parte prática: como elaborar uma RFI, RFP e RFQ.

De modo geral, o ponto mais importante é detalhar ao máximo todas as informações necessárias para o processo de compra. Isso vale tanto para os dados fornecidos pela empresa quanto pelos fornecedores.

Então, separamos 8 dicas imprescindíveis ao montar os documentos RFI, RFP e RFQ:

  1. entenda as necessidades do negócio;
  2. envolva as equipes vinculadas à contratação para que elas possam ajudar nas especificações;
  3. deixe claro os objetivos da compra;
  4. na RFP, determine bem o escopo, as entregas, as responsabilidades, os prazos, as premissas e as restrições;
  5. defina um cronograma;
  6. especifique bem as exigências do produto ou serviço solicitado;
  7. peça e analise o portfólio dos fornecedores;
  8. na RFI, faça perguntas abertas para que os fornecedores tenham espaço para explicar suas soluções.

Perguntas Frequentes sobre RFI, RFP e RFQ

O que é RFI, RFP e RFQ?

RFI significa request for information, RFP significa request for proposal e RFQ é request for quotation. Na sequência do processo de contratação de parceiros, a RFI é o pedido de informações dos fornecedores. Em seguida, temos a RFP, a solicitação de propostas.

Para finalizar, vem a RFQ, que é uma especificação técnica e ainda mais detalhada de tudo o que foi apresentado e requisitado.

Quais são as diferenças entre RFI, RFP e RFQ?

A diferença entre RFI, RFP e RFQ é que a RFI lança o pedido aos fornecedores, a RFP é a apresentação de proposta e a RFQ é o detalhamento do serviço.

Dessa forma, a principal diferença entre eles é onde cada documento se enquadra durante o processo de levantamento de fornecedores, requisitos e orçamentos

Como fazer uma RFI, RFP e RFQ?

Na hora de elaborar uma RFI, RFP e RFQ, é importante informar quais são os serviços e os seus objetivos.

Assim, especifique o que será necessário e quais os limites, além de estabelecer um cronograma de entrega.

Qual a importância da RFI, RFP e RFQ?

Os Requests são uma ferramenta importante para o setor de compras, permitindo fazer uma análise profunda, considerando os custos e os impactos que a negociação trará à empresa como um todo.

Qual a relação entre RFI, RFP e RFQ com Frotas?

É fundamental para que as empresas que terceirizam frotas tenham as especificações e consigam ajustar seus orçamentos de acordo com o melhor custo-benefício.

Isso pode ajudar a resolver problemas no futuro e evitar desperdício.

Saiba mais sobre gestão de frotas com a Localiza Gestão de Frotas

Agora que você já sabe sobre RFI, RFP e RFQ, continue no blog da Localiza Gestão de Frotas para ver tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Saiba mais sobre o nosso sistema de gestão de frotas e entenda como podemos ajudar a sua empresa.​​

Equipe Localiza Gestão de Frotas
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