RFP: saiba o que significa, qual o objetivo do documento e como fazê-lo
O RFP trata-se da documentação que faz parte do processo de seleção de fornecedores, como para escolher uma empresa de terceirização de frotas, e também uma empresa de gestão de frotas, por exemplo.
Para entender mais sobre o assunto, continue lendo este conteúdo e descubra o que é e como fazer o RFP.
O que é RFP?
A documentação de RFP é a solicitação de proposta. Ou seja, é o documento que a empresa envia para os fornecedores escolhidos, de acordo com as informações da RFI, para pedir as propostas de cada um.
Nela é solicitado todo o escopo e precificação para que seja feita a avaliação entre os concorrentes. Dessa forma, é possível identificar os melhores preços e quais são os fornecedores que atendem às suas necessidades.
Em outras palavras, é um documento que auxilia na gestão das propostas apresentadas pelos fornecedores. Com ela, a empresa será capaz de identificar qual é o melhor negócio entre as propostas recebidas.
Qual é o objetivo de uma RFP?
O objetivo principal da RFPé obter produtos e serviços com confiabilidade e eficiência. Com essa documentação é possível assegurar mais qualidade e bons valores para que a empresa possa oferecer um preço mais competitivo para seu consumidor final.
Por meio da RFP, a solicitante pode conhecer todos os riscos e benefícios da aquisição dos produtos ou serviços de determinado fornecedor.
Ao elaborar uma RFP é preciso ter atenção aos detalhes para que os fornecedores possam demonstrar a sua capacidade de atender àquela demanda. As especificações são fundamentais para ampliar o recebimento de propostas com mais qualidade.
Por exemplo, com as propostas bem detalhadas, a organização será capaz de decidir quais serão os parceiros apropriados para fornecer os veículos da empresa.
Qual é a importância do RFP?
A RFP tem a importância de garantir que a precificação e o escopo do serviço sejam apresentados de forma adequada.
Isto é, a documentação permite a avaliação das diferenças de preços e serviços de tudo o que foi solicitado. Desse modo, a empresa consegue contratar o que realmente precisa e com o melhor custo-benefício.
A RFP também ajuda o negócio a tomar decisões estratégicas. Por exemplo, você pode solicitar propostas para avaliar qual é o formato mais vantajoso para a sua empresa: frota própria ou terceirizada.
Como fazer uma RFP?
Para fazer uma RFP que traga resultados eficazes, é preciso que ela tenha todos os requisitos e especificações necessárias para a empresa.
Por isso, durante a montagem da RFP você pode seguir alguns passos, como explicamos abaixo.
Envolva as pessoas certas
Durante o desenvolvimento da RFP é fundamental envolver as pessoas que realmente usam os produtos ou serviços. Desse modo, será mais fácil definir as quantidades e demandas.
Se você deseja implementar um sistema de gestão de frotas, por exemplo, o documento vai funcionar para mostrar detalhadamente todas as necessidades de quem será usuário dele, como tipos de veículos, região de atuação, entre outros.
Defina o escopo
É importante definir muito bem o que você precisa, incluindo fatores como as responsabilidades, as restrições, para qual uso, formas de pagamento, prazos de entrega, entre outros.
Seja transparente
A RFP é uma documentação formal de pedido de proposta, e na sua elaboração é essencial deixar bem detalhados os objetivos e demandas da empresa com aquela aquisição.
O que deve constar no RFP?
Como mencionado, é fundamental ter todas as especificações bem definidas, inclusive para não receber propostas em desacordo com a necessidade e preços muito diferentes, o que pode ser prejudicial no futuro.
Portanto, na RFP deve constar:
- quilômetros rodados mensalmente;
- região de atuação;
- especificações sobre a potência e categoria do veículo;
- personalizações, como cor e identificações necessárias;
- acessórios, como rastreamento, alarmes e películas dos vidros;
- tempo de duração do contrato.
Como responder a uma RFP?
Para responder uma RFP, o fornecedor deve ter os mesmos cuidados do solicitante da proposta. Por isso, alguns critérios são essenciais:
- leia e entenda tudo o que foi requisitado pela empresa;
- avalie a sua capacidade de entrega;
- desenvolva diferentes possibilidades, o que vai aumentar suas chances de ser escolhido;
- tire todas as dúvidas;
- negocie prazos, caso seja necessário;
- prepare-se para possíveis mudanças.
Qual é a diferença entre RFP, RFQ e RFI?
No processo de compras existe a sequência RFI, RFP e RFQ, que são as documentações necessárias para cada etapa.
A diferença principal entre elas é a aplicação de cada uma durante as etapas de aquisição de produtos ou serviços, como detalhamos a seguir.
RFI
A RFI é a etapa em que a empresa solicita a lista de fornecedores para analisar os possíveis parceiros. Seu objetivo é assegurar que as cotações sejam feitas com marcas que realmente vão agregar ao negócio.
RFP
Já na RFP, como vimos, é feita a solicitação de propostas. Nela, os fornecedores apresentam suas propostas contendo todos os requisitos de acordo com a demanda da empresa.
RFQ
A RFQ tem a missão de apresentar uma especificação ainda mais detalhada das suas necessidades com informações técnicas, prazos, forma de pagamento, requisitos comerciais, entre outros.
Agora que você já entendeu o que é RFP, continue navegando no nosso blog para saber como podemos ajudar com o controle de veículos da sua empresa.
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