RFQ: saiba o que é, função e como montar esse documento corretamente!
Você conhece a RFQ? A RFQ é uma documentação importante na terceirização de frotas e gestão de frotas, para fazer cotação e seleção de fornecedores.
Ela também ajuda a manter a cadeia do time de suprimentos funcionando e garantir que as contratações sejam mais efetivas.
Para te ajudar a entender melhor, preparamos um conteúdo que vai tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Acompanhe!
O que é RFQ?
A sigla RFQ vem do termo em inglês “Request For Quotation”, que traduzido significa Solicitação de Cotação.
Assim, RFQ é parte do processo de compras e serviços estratégicos que envolve as etapas de cotação e contratação de fornecedores para todos os setores da empresa.
Cada negócio pode ter a sua própria RFQ, pois essas solicitações de compras devem suprir as suas necessidades específicas para fechar contrato com cada fornecedor.
A documentação permite que a empresa compare e identifique os orçamentos dos fornecedores que melhor vão atender suas demandas e oferecer qualidade na entrega.
Em outras palavras, ela é produzida para que informações detalhadas sejam passadas para a empresa sobre os preços dos produtos e/ou serviços que pretende adquirir.
Portanto, uma RFQ contém todas as especificações e exigências da empresa para os itens solicitados, bem como o orçamento de cada proponente.
Qual é a função de uma RFQ?
A principal função de um RFQ é permitir que a empresa compradora tenha uma visão ampla das solicitações de cotação.
Dessa forma, o objetivo da documentação é possibilitar o comparativo entre os orçamentos dos fornecedores e fazer uma amostragem de quais serão as limitações de cada um.
Por exemplo, quando a empresa precisa contratar um sistema de gestão de frotas, será necessário um processo para conhecer os fornecedores.
Uma RFQ será produzida para analisar as empresas e ver as cotações de valores e serviços oferecidos. Assim, será possível decidir a melhor contratação para o controle de veículos.
Qual é a importância da RFQ?
A RFQ é importante para que as possibilidades de negociações sejam maiores e mais eficientes, aumentando o poder de compra da empresa.
A documentação ajuda especialmente em três pontos:
- organizar o orçamento da empresa;
- criar propostas mais direcionadas aos fornecedores;
- contratar o fornecedor que melhor atende à demanda.
A documentação produzida precisa ser concisa e esclarecedora, pois vai garantir a eficácia dos processos de compra e evitar possíveis problemas por baixa qualidade na mercadoria, preços altos, atraso nas entregas, entre outros.
Além disso, por meio da RFQ a empresa consegue identificar a melhor oportunidade de negócio. Por exemplo, o melhor fornecedor para os veículos da empresa.
Como montar uma RFQ?
Para montar uma RFQ eficaz é preciso seguir o processo de compra com as etapas de solicitação, cotação e ordem de compra.
Entender o que está sendo cotado faz toda a diferença, pois, a partir disso, torna-se possível produzir a documentação detalhada e enviá-la aos fornecedores.
Assim, ao receber o documento com as necessidades exigidas, o fornecedor será capaz de compreender se atende, excede ou ainda se pode customizar o produto/serviço para o negócio em questão.
O que deve constar na RFQ?
A RFQ é uma documentação que pode ser feita manualmente ou com uma planilha digital. Mas é essencial que todas as informações sejam bem especificadas para cumprir o seu objetivo.
Para garantir que a RFQ será eficaz, ela deve constar:
- dados básicos da sua empresa;
- todas as especificações técnicas de produtos ou serviços;
- quantidade de cada um deles;
- o que se espera da qualidade final da entrega;
- todas as instruções e regras bem definidas;
- cotação comercial;
- orientações de como o fornecedor deve atuar;
- tabela com os requisitos para que o fornecedor possa indicar sua capacidade de atendimento;
- cláusulas principais do contrato;
- prazo de retorno da RFQ.
Qual a diferença entre RFQ, RFI e RFP?
Agora que já entendemos como funciona uma Solicitação de Cotação, vamos esclarecer a diferença entre RFI, RFP e RFQ.
Os três requerimentos são utilizados para processos de compras. A principal diferença entre eles é em qual momento são aplicados durante o desenvolvimento das etapas de aquisição de produtos ou serviços.
Primeiramente, é construída a lista de fornecedores com a RFI, que significa “Request For Information”, ou “Solicitação de Informações”. Essa é a etapa em que a empresa solicita e analisa as informações de possíveis parceiros de negócio.
O objetivo é assegurar uma contratação mais acertada, pensando em quanto aquele determinado fornecedor vai agregar ao negócio.
Logo em seguida vem a RFP, que quer dizer “Request for Proposal”, ou “Pedido de Proposta”, que faz a apresentação das propostas pelos fornecedores. Nela deve conter os requisitos e valores do que foi solicitado.
Já na terceira etapa entra a RFQ. Como visto, nesse momento, a empresa apresenta todo o detalhamento das suas necessidades reais, com especificações técnicas, prazos, forma de pagamento, entre outros.
Para finalizar, com posse de todas as informações das empresas selecionadas, vem o envio da proposta pelos fornecedores para aceitação ou recusa da solicitante.
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