Sistema de gestão de frotas: veja o que é, vantagens e como escolher
Os sistemas de gestão de frotas ordena a rotina das empresas na organização e no controle do fluxo operacional com os veículos. Além disso, ter ferramentas que auxiliam o dia a dia, ajuda a criar soluções para aumentar a produtividade e melhorar as atividades comerciais.
Gerir os automóveis exige conhecimentos e cuidados essenciais para a marca cumprir as etapas do planejamento logístico e alcançar resultados positivos com as operações. No dia a dia, pode até surgir obstáculos, porém, com um com gestor de frotas e um sistema completo de gestão, é possível reverter essas ocorrências.
Sendo assim, preparamos este conteúdo para você entender o que são e como funcionam os sistemas de gestão de frotas. Veja, também, as principais características e as vantagens de implantar esse método no seu negócio.
O que são sistemas de gestão de frotas?
Os sistemas para gestão de frotas são ferramentas que funcionam por meio de um software, visando atender as companhias que possuem quantidades maiores de veículos, como carros ou caminhões de diferentes portes.
Um dos objetivos do sistema de gestão é facilitar a administração e a supervisão de informações que envolvem a movimentação dos automóveis.
O gestor de frotas tem facilidades para compreender os processos operacionais e garantir a qualidade na prestação dos serviços.
Ao implementar os sistemas de gestão de frotas, o negócio acompanha as suas operações de forma automatizada e ganha tempo no fornecimento de dados relevantes sobre os transportes e a logística.
Quais são os tipos de sistemas de gestão de frotas?
A tecnologia dos sistemas de gestão de frotas permite que um empreendimento selecione as funcionalidades ideais para administrar o seu setor de transportes.
Uma das suas finalidades é fornecer agilidade na transmissão de informações. Por isso, é possível conduzir as operações por meio de ferramentas, como:
- rastreamento com sensores: a tecnologia GPS permite o rastreamento dos automóveis nas estradas e as condições do transporte, durante as viagens, por meio de dados em tempo real sobre as atividades dos condutores;
- envio de informações: os dados coletados são repassados para um servidor que indica o que pode ser aprimorado nas operações;
- armazenamento: tudo o que é coletado fica disponível na nuvem para consultas e apurações;
- gerenciamento: o histórico pode ser acessado em aplicativos para os gestores entenderem as etapas dos deslocamentos;
- rotas: os aplicativos informam as melhores condições das estradas para a equipe de gestão de frotas decidir as alternativas para manter a economia nos custos operacionais;
- alertas: os sistemas de gestão de frotas emitem notificações sobre situações inesperadas e facilitam a criação de respostas rápidas sobre os problemas;
- relatórios: por fim, os sistemas de gestão fornecem relatórios completos para uma análise precisa das atividades.
Qual é a importância do sistema de gestão de frotas?
Os sistemas de gestão de transporte são fundamentais para uma operação moderna, pois oferecem recursos para qualquer empresa com veículos de transporte aumentar a produtividade e ter eficácia nos negócios.
Conforme já citamos, o empreendimento que tem os sistemas integrados na sua frota, cria mais visibilidade sobre o que ocorre durante o deslocamento dos seus produtos.
Além disso, os sistemas de gestão de frotas identificam o que pode ser eliminado no caso de elevação dos custos operacionais. Dessa forma, o gestor mantém os objetivos comerciais sem o risco de surgirem prejuízos nas demandas.
Quando implantar o sistema de gestão de frotas?
A rotina do setor de transportes de uma organização é complexa, já que envolve muitas pessoas e tempo no cumprimento das metas. Sem uma gestão competente a organização dos processos não atenderá aos planos de ação.
Cada negócio tem exigências diferentes. Por isso, veja, a seguir, como os sistemas de gestão são eficazes em algumas situações.
- Manutenção
A manutenção dos veículos é um fator crucial para manter as atividades com os transportes e evitar perdas. Nessas horas, um sistema de gestão reconhece quando a frota precisa de reparos e evita a ociosidade dos caminhões fora de circulação.
Ainda, os automóveis podem ser vistoriados por meio de manutenções preventivas ou corretivas programadas, a fim de evitar que pequenos problemas possam se transformar em situações graves que comprometam o uso da frota.
O sistema de gestão de frotas também detecta componentes ou peças dos carros que precisam de reparos ou trocas, o que colabora para manter a vida útil da frota.
- Combustível
Controlar o consumo de combustível é uma tarefa complexa, já que esse tipo de despesa é permanente no orçamento da empresa. Por isso, o sistema de gestão é eficaz para a organização, para reduzir gastos e apontar os veículos que utilizam os combustíveis excessivamente.
- Pneus
Os pneus são um dos principais componentes dos automóveis que precisam de vistorias periódicas para descartar desgastes, como fendas, rachaduras e outros problemas que impactem na estrutura dele.
Diante disso, a gestão de frotas precisa ter atenção para evitar situações que prejudiquem a segurança das viagens e do condutor e que possam resultar em infrações ou multas para o veículo.
- Produtividade
Monitorar a produtividade é uma das melhores estratégias para manter o foco nos resultados e garantir o sucesso do planejamento logístico. Por meio dos sistemas de gestão para frotas, os gestores ganham mais tempo para dedicarem sua atenção às atividades dos funcionários.
- Interpretação dos dados
As informações coletadas nos sistemas de gestão são interpretadas por indicadores diferentes para trazer organização e fácil entendimento. As ferramentas armazenam o histórico por atividade e apontam situações críticas que precisam de soluções rápidas.
O que é necessário para implantar os sistemas de gestão de frotas?
Qualquer empreendimento que opere com automóveis, independentemente do seu porte, pode instalar os indicadores para gestão de frotas. Para isso, é necessário, primeiro, definir os sistemas que atendam às necessidades e sejam fáceis de usar.
A gestão de transporte também precisa selecionar equipes qualificadas para gerirem os dados e desenvolverem planos de ação.
Ao instalar um sistema no seu negócio, faça treinamentos com os funcionários escolhidos para administrarem os indicadores com habilidade, atenção e cuidado.
Quais são as vantagens que os sistemas de gestão de frotas oferecem?
Conheça dez vantagens de implantar os sistemas de gestão de frotas na sua empresa:
- automatização de processos;
- economia com combustível;
- manutenção programada para a frota;
- gerenciamento de questões mecânicas;
- cuidados com pneus;
- redução de gastos administrativos;
- incentivo para as tomadas de decisões;
- organização empresarial;
- precisão de dados;
- investimento acessível.
Como acompanhar as informações do sistema de gestão de frotas?
Você chegou até aqui e entendeu as principais funcionalidades dos sistemas de gestão de frotas. Percebeu, ainda, que as ferramentas são essenciais para garantir um bom desempenho e impulsionar as atividades de forma automatizada.
Sendo assim, quem monitora os indicadores da gestão de frotas tem mais chances de observar diversas situações, como:
- acompanhamento dos transportes;
- performance dos veículos;
- comportamento dos condutores pela telemetria;
- roteirização das viagens;
- administração geral;
- imprevistos;
- mudanças repentinas no planejamento logístico;
- emissão de documentos do carro e dos produtos.
Quais são os desafios para a empresa com sistemas de gestão de frotas?
Existem muitos desafios para a gestão de frotas e, nessas horas, é importante ter soluções criativas e atuais para não haver erros nos processos logísticos.
Então, veja, a seguir, como resolver alguns problemas que podem surgir na rotina do setor de transportes.
- Custos
O gestor de frotas entende que um dos objetivos da sua função é evitar as despesas imprevistas para o balanço financeiro da organização. Compreende, também, que o seu principal foco é preservar o lucro mensal gerado pelo seu setor.
Para driblar esse desafio com eficiência, o gerente de frotas vê tudo o que não está sendo aproveitado e elimina situações que não trazem qualquer benefício para o empreendimento.
- Automatização
Com a evolução da tecnologia, poucos negócios realizam trabalhos administrativos manuais que podem ser absorvidos pelos sistemas de gestão automatizada.
Você deve se lembrar da quantidade de papéis utilizados no passado. Entretanto, as novas tendências permitem que os dados empresariais sejam registrados em sistemas de gestão efetivos, ágeis e produtivos.
- Disponibilidade de veículos
É comum acontecerem problemas que podem resultar na paralisação da frota. Porém, se a empresa souber manter os veículos em dia e com manutenção adequada, não arrisca ter as atividades prejudicadas.
Mantendo um sistema de gestão produtivo, o gerente de frotas sabe quando os caminhões precisam de cuidados e como evitar a ociosidade da frota.
- Segurança
Um dos principais pontos do planejamento logístico é a segurança dos carros e dos condutores. Por isso, os indicadores permitem saber se os deslocamentos são realizados conforme as leis de trânsito e indicam qualquer situação, como roubos, furtos ou desvios de rotas.
- Clientes
Uma boa gestão de frotas mantém a qualidade na prestação dos serviços e garante a satisfação dos clientes. Com isso, a companhia se destaca no mercado, aumenta a sua produtividade e tem oportunidades melhores de expandir os seus negócios.
Dicas para utilização do sistema de gestão de frotas
Para ter um bom aproveitamento dos sistemas de gestão de frotas, acompanhe algumas dicas que ajudarão no dia a dia do seu empreendimento:
- eleja sistemas com fácil interpretação dos dados;
- acesse as informações frequentemente;
- leia atentamente os relatórios;
- perceba as urgências e as prioridades;
- analise, com cautela, se os resultados atendem os objetivos da empresa.
Como a tecnologia pode auxiliar nos sistemas de gestão de frotas?
Possivelmente, você pode estar se perguntando como escolher um sistema de gestão de frotas que impulsione os seus resultados e traga um bom custo-benefício para o seu negócio, correto?
Nesse momento, você precisa alinhar as necessidades e os custos operacionais com a importância de manter uma gestão de qualidade, inclusive, para o seu setor de transporte.
Além disso, a automatização dos processos, por meio de indicadores, traz diversos benefícios que geram economia de custos e permitem o alcance das metas empresariais. E a gestão de tempo é um dos principais pilares para a satisfação dos clientes.
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Perguntas Frequentes sobre Sistemas de Gestão de Frotas
Os benefícios de implementar um sistema de gestão de frotas são ligados a otimização de rotas, redução de custos operacionais, monitoramento em tempo real dos veículos da empresa, aumento da segurança dos condutores, melhoria da produtividade, economia de combustível e melhor gerenciamento do desempenho da frota.
Para escolher o melhor sistema de gerenciamento de frotas é importante considerar as necessidades específicas da empresa, como tamanho da frota, tipos de veículos, integração com outros sistemas e reputação do fornecedor. Vale ressaltar que optando pela terceirização de frotas da Localiza esse ponto já é resolvido, pois os serviços incluem o sistema de gestão.
As principais funcionalidades e recursos de um sistema de controle de frotas são o GPS, monitoramento da frota em tempo real, relatórios de desempenho, gerenciamento de manutenção, controle de combustível e gestão de condutores.
Um software de gestão de frotas contribui para a redução de custos e o controle financeiro da empresa auxiliando na identificação de áreas de desperdício, otimizando o uso de recursos, controlando o consumo de combustível, efetivando processos financeiros e fornecendo informações precisas para tomada de decisões.
Um sistema de gestão de frotas aumenta a eficiência operacional ao fornecer um monitoramento em tempo real, otimizar as rotas, agilizar a comunicação, facilitar o planejamento logístico e melhorar a gestão do tempo e dos recursos da frota.
