Termo de responsabilidade de veículo da empresa é uma documentação que deixa o colaborador ciente de seus direitos e deveres para a utilização do carro da companhia. Quer saber como ele funciona, o que deve ser considerado e quais cuidados a tomar para seu desenvolvimento? Respondemos a essas questões neste artigo. Confira!
O que é o termo de responsabilidade de veículo?
O termo de responsabilidade de veículo da empresa é um documento que o colaborador assina para utilizar o carro da companhia. Geralmente, essa documentação é atrelada à política de frotas da companhia e torna explícita a ciência do condutor quanto à responsabilidade que tem sobre o veículo.
Por que é importante elaborar um termo de responsabilidade?
Porque além da conscientização e esclarecimento sobre os deveres e direitos do colaborador quanto ao uso do carro, o termo é um comprovante de que o funcionário está ciente. Assim, a relação de responsabilidades fica transparente para todos os envolvidos e colabora para que as tratativas diante de eventualidades sejam de fácil condução.
Como montar o termo de responsabilidade de veículo
Para montar o termo de responsabilidade de veículo é importante que sua empresa leve em consideração as particularidades do negócio e resultados esperados com a operação da frota. Tendo em mente esses pontos, fica mais fácil desenvolver uma documentação que supra a necessidade da companhia.
No entanto, existem pontos básicos que devem fazer parte do termo. Confira a seguir:
1. Identificação do condutor e do carro
Inicialmente, é preciso ter o nome do colaborador que fará uso do automóvel e dados completos do carro – inclusive número do chassi. Outra informação é o estado de conservação do veículo no momento do recebimento pelo funcionário. Para padronizar e criar um melhor controle, é necessário a criação de um checklist que irá atestar o estado do carro.
2. Uso do veículo e proibições
Nessa parte do termo devem ser especificadas as permissões de uso e restrições. Por exemplo: o carro deve ser utilizado para o exercício da função e não é permitido que seja conduzido por terceiros.
3. Despesas
Nessa etapa do termo é importante deixar claro a forma com que as despesas de abastecimento, manutenção e limpeza serão pagas. Geralmente, são responsabilidades da empresa.
4. Cuidados
Mais um quesito importante do termo de responsabilidade é a listagem de obrigações do colaborador quanto aos cuidados diários e conservação. Certamente, o carro passará pelo desgaste natural do uso. No entanto, cabe ao condutor conservar o que está ao seu alcance.
5. Acidentes e multas
No termo de responsabilidade também pode haver uma cláusula com a responsabilização em caso de multa, levando em consideração valores e pontos da CNH. Em caso de acidente, é possível especificar as tratativas que o colaborador deve dar – como, por exemplo, acionar a companhia.
6. Manutenção
Ainda é possível acrescentar um artigo que especifique as ações relacionadas à manutenção preventiva e corretiva. Por exemplo: a obrigação do condutor em entrar em contato com o gestor em tempo de agendar a revisão dentro da data recomendada pela montadora.
7. Vigência
Por fim, o termo de responsabilidade deve trazer a descrição da vigência do documento e assinaturas do colaborador e representante da empresa.
Quem cria o termo de responsabilidade do veículo
É interessante que o termo de responsabilidade do veículo seja desenvolvido em uma parceria entre os setores da empresa. Enquanto a gestão de frotas tem conhecimento sobre estratégias operacionais que envolvem o uso dos veículos, o departamento jurídico pode auxiliar na elaboração das cláusulas.
Como cuidar bem da frota: documentos e medidas necessárias
Cuidar bem da frota e da equipe contribui para os resultados da empresa. Esses cuidados são compostos por uma série de medidas e documentos que permitem as melhores práticas.
Para deixar tudo bem organizado, documentado e comprovado, é fundamental a criação de política de uso dos veículos e termo de responsabilidade. Paralelamente, investir em treinamentos para motoristas ajuda a equipe a dirigir com mais eficiência e segurança.
No dia a dia, utilizar sistemas de gestão de frotas permite ao gestor o desenvolvimento de rotas inteligentes que contemplam mais atendimentos em menos tempo.
