Viagens corporativas com o carro da empresa

Viagens corporativas com o carro da empresa são bastante comuns em todas os setores. Faz sentido, já que o Brasil tem mais de 8 milhões de quilômetros quadrados, mais de 6 milhões de empresas e passa de 200 milhões de habitantes, segundo o IBGE. É, literalmente, muito chão para fazer negócio.  

E diante da necessidade de viajar, surgem algumas dúvidas sobre os principais cuidados e despesas quando o carro é da empresa. Pensando nisso, preparamos este artigo com os pontos de atenção. Confira.  

Principais cuidados com o carro da empresa em viagens corporativas  

Empresa e colaborador precisam trabalhar em conjunto quando o assunto é viajar pela companhia e com o carro de trabalho.  

1. Ter a política de frotas em mãos 

A empresa precisa desenvolver esse documento e o colaborador deve conhece-lo. Isso, porque a política de frota é um conjunto de diretrizes sobre os direitos e deveres do funcionário quanto ao uso do carro da companhia. Manter as regras esclarecidas é bom para todos, uma vez que colabora com a segurança e produtividade do time.  

2. Usar sistemas de telemetria

É muito importante que a companhia invista em sistemas de telemetria em sua frota – especialmente nas unidades que viajam. E o principal motivo é a segurança. No Carro Conectado​, por exemplo, é possível saber onde o veículo está em tempo real. Além disso, a ferramenta entrega as informações sobre o perfil de condução, com dados como as acelerações e frenagens.  

3. Contar com carros reserva   

Uma vantagem para empresas que escolhem o serviço de frotas terceirizadas é a utilização de carro reserva quando ocorre qualquer eventualidade. E como as viagens apresentam uma série de situações adversas que podem acarretar em manutenção (por conta de buracos na estrada, por exemplo) essa alternativa possibilita que o percurso seja mantido sem grandes alterações. 

A Localiza Gestão de Frotas, por exemplo, ainda tem o diferencial de fazer parte do mesmo grupo Localiza Hertz.  Isso significa que você não precisa se preocupar caso um carro em viagem necessite de manutenção, afinal terá sempre uma Localiza perto de você com um​ carro substituto à disposição.

4. Participar de cursos de direção defensiva 

Antes de pegar a estrada, é altamente recomendável que a empresa oriente seus colaboradores quanto à direção defensiva. Cursos para motoristas ensinam e conscientizam a equipe sobre como manter a condução dentro dos parâmetros de segurança e eficiência.  

5. Investir em formas práticas de comunicação 

Além dos sistemas de telemetria que englobam o monitoramento veicular, é fundamental estabelecer formas de contato com a equipe para garantir que o percurso seja desenvolvido em segurança e dentro das normas de trânsito. 

Viagens corporativas com o carro da empresa: reembolsos ​ 

Outra dúvida bastante comum aos colaboradores e empresários é a necessidade de reembolso em viagens corporativas. A resposta varia dependendo da despesa e situação e nós destacamos as principais. Veja. 

1. Abastecimento 

Durante o​ trajeto, naturalmente o carro pode precisar de combustível. Aqui, o reembolso para o colaborador vai depender do recurso utilizado para pagar o abastecimento.  

Quando o funcionário tem o cartão corporativo, não é necessário reembolsá-lo. Isso, porque o próprio cartão pertence à empresa, que vai quitar a fatura. Nessa situação, recomenda-se que o condutor guarde todas as notas fiscais para que a área de contabilidade da companhia possa ter o controle. Além disso, há a opção do cartão pré-pago, que já vem com uma quantia disponível por mês para que o condutor utilize com tais despesas.  

Agora, se o condutor não tem posse de um cartão corporativo ou pré-pago e fará o pagamento do combustível com dinheiro próprio, ele deve ser reembolsado. A maioria das empresas exige que o funcionário guarde as notas fiscais e recibos para que o reembolso seja depositado.  

2. Quilometragem ​​​​

O reembolso de quilômetros rodados engloba combustível, desgaste do veículo, documentação e seguro. No entanto, só é feito aos colaboradores que usam o carro próprio – não o da empresa. Portanto, em viagens corporativas com veículo da companhia, não há esse tipo de reembolso.  

3. Pedágio 

Para o pagamento de pedágio, existem situações diferentes. Em praças onde o pagamento pode ser feito no débito ou crédito, o colaborador pode usar o cartão corporativo. Outra alternativa  para quitar essa despesa diretamente com os recursos da empresa é por meio de cobrança automática. Ou seja, pela tag fixada no para-brisa do veículo e que não exige parada nas cabines de pedágio. A fatura é enviada diretamente à empresa.  

Agora, se o pagamento for feito em dinheiro em espécie, existem dois caminhos: um adiantamento para o condutor, ou o reembolso. Nesse último caso, o condutor utiliza seus próprios recursos e guarda os comprovantes para receber os valores posteriormente.  

4. Guincho  

Em caso de acidente na estrada em que seja preciso solicitar o serviço do guincho, é recomendável que a ​despesa seja acertada pela própria empresa por meio de nota-fiscal de pagamento ao fornecedor. No entanto, em casos pontuais, se o condutor efetuar tal pagamento, o comprovante deve ser apresentado à companhia, que reembolsará a despesa.  

Vale lembrar que situações como essa são mais delicadas e sempre vale que estejam previstas na política de utilização de veículos. Ainda, recomendamos a leitura do​ artigo sobre o que fazer quando bater o carro da empresa. ​ ​