Como fazer o termo de responsabilidade de veículo da sua empresa?

Quando um colaborador é contratado por uma empresa, diversos documentos devem ser providenciados para deixar todo o processo de contratação bem organizado, comprovado e documentado.

Se a organização oferece um carro corporativo aos funcionários ou, principalmente, se possui uma frota, é muito importante que o setor de Recursos Humanos (RH) crie uma política para o uso dos veículos e um documento que aponte as responsabilidades dos motoristas. Ou seja, o termo de responsabilidade de veículo da empresa.

Quer saber o que é esse termo, qual é a sua importância e quais informações devem estar contidas nele?

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O que é o termo de responsabilidade de veículo da empresa?

Para que um colaborador utilize um carro corporativo, é necessário que ele assine o termo de responsabilidade de veículo da empresa.

Afinal, este documento reúne todas as responsabilidades e os deveres relacionados ao uso do automóvel da empresa, e é graças a ele que o profissional conhece essas informações.

O documento é obrigatório e, geralmente, está atrelado à política de frotas da companhia. Como cada negócio tem suas particularidades, o termo pode ser personalizado de acordo com seu perfil e as necessidades do trabalho.

Qual é a sua importância?

Além de conscientizar os colaboradores sobre seus deveres e direitos quanto ao uso do carro corporativo, o termo de responsabilidade de veículo da empresa é um comprovante de que o funcionário está ciente do que ele pode ou não fazer.

Dessa forma, a relação entre o condutor e a empresa se torna transparente, e, no caso de algum imprevisto, como a ocorrência de uma multa, por exemplo, todos os envolvidos estão cientes de seus deveres, o que vai tornar a situação mais fácil de ser resolvida.

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Quais itens devem constar no termo?

Algumas informações são essenciais na hora de montar o termo de responsabilidade de veículo da empresa. Esses dados podem variar, mas existem pontos básicos que devem estar sempre incluídos no termo.

Confira quais são a seguir:

• Identificação do motorista e do automóvel

Esse é o dado mais importante, e você não pode se esquecer dele. Essa identificação inclui o nome e os documentos do colaborador que vai utilizar o carro, além de informações do carro, incluindo o número de chassi.

• Estado de conservação do veículo

O termo também deve conter o estado de conservação do veículo no momento em que o funcionário o está recebendo. Para padronizar e controlar melhor essas informações, é importante criar uma lista com todos os dados referentes ao veículo, registrando se ele tem um arranhão ou um adesivo na lataria, por exemplo.

• Permissões e proibições

Mais um tópico importante do termo são as permissões de uso do carro e suas restrições. É neste momento que você deverá informar quando o veículo poderá ser usado e em quais situações o profissional não deverá fazer o seu uso.

Se o condutor só puder utilizá-lo para o trabalho e se terceiros estiverem proibidos de conduzi-lo, por exemplo, isso precisa ser informado claramente no documento.

• Cuidados de conservação

Provavelmente você deseja que os carros da empresa sejam bem cuidados, e pode ser que alguns motoristas se esqueçam dessa responsabilidade. Nesse caso, lembre-se de listar as obrigações do colaborador quanto aos cuidados de conservação. Sabemos que qualquer veículo pode sofrer desgastes naturais, mas cabe ao condutor ter os cuidados necessários para conservá-lo.

• Despesas de uso

Os gastos com manutenção, abastecimento e limpeza do carro serão de responsabilidade da empresa ou do condutor? Geralmente, essas despesas são pagas pela empresa, mas, seja qual for o caso de seu negócio, é essencial que isso esteja claro no termo.

• Responsabilidade em casos de acidentes e multas

É importante se lembrar da cláusula em caso de multas ou acidentes com o veículo corporativo. Nesse caso, o documento deve conter informações relacionadas à responsabilização quando houver uma multa, considerando os pontos da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) e os valores, e quem fica responsável pelas despesas no caso de um acidente, por exemplo.

• Ações de manutenção

O termo de responsabilidade de veículo da empresa ainda deve conter um artigo especificando as ações relacionadas à manutenção do carro. Por isso existe a necessidade deinformar que é responsabilidade do motorista entrar em contato com a empresa para agendar uma revisão e também estar atento à data recomendada pela montadora do modelo.

• Vigência do documento

Por fim, não se pode esquecer da vigência do termo e as assinaturas do funcionário e dos representantes do negócio, algo fundamental para o termo.

Como abordamos, é importante que a empresa leve em consideração todas as particularidades do negócio na hora de montar o seu termo de responsabilidade de veículo, assim como os resultados esperados com a operação da frota.

Com isso em mente, será muito mais fácil desenvolver um documento que atenda a todas as necessidades da organização.

Quando o termo deve ser assinado pelo colaborador

Como você pode perceber, o documento deve ser assinado sempre que um funcionário for contratado na empresa e tiver que usar um carro corporativo em suas tarefas profissionais.

Antes disso, o termo precisa ter todas as suas cláusulas e informações bem definidas. Para isso, é importante que haja uma parceria entre os setores da companhia para uma melhor elaboração do documento. Enquanto a gestão da frota conhece as melhores estratégias para o uso do veículo e pode elaborá-las, o setor jurídico pode ajudar a criar as cláusulas.

Cuidar bem dos carros da frota e da equipe é algo essencial para que a sua empresa alcance bons resultados. Por isso é tão necessário elaborar os documentos para garantir as melhores práticas e definir de forma adequada os deveres e as responsabilidades de todos, o que inclui o termo de responsabilidade de veículo da empresa.

Lembre-se também de incluir esse termo em todos os processos de admissão e demissão de funcionários que usem o carro da empresa, assim como no caso de ocorrer uma troca de veículo da frota. Assim, você pode evitar problemas e contribuir para processos mais organizados e eficientes.

Perguntas Frequentes sobre termo de responsabilidade do veículo

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