Como administrar uma frota de veículos
Administração de frota é uma tarefa que todas as empresas que trabalham com veículos devem executar. Trata-se do escopo de cuidados que envolvem os carros da companhia e os serviços com eles desenvolvidos.
Confira mais detalhes e entenda como administrar uma frota de veículos.
O que é administração de frota
Administração de frota, também conhecido como gestão de frotas, é o setor ou conjunto de atividades responsável pelos veículos da empresa.
A administração de frota inclui: compra dos carros ou contratação de fornecedora para frotas terceirizadas, criação de rotas, administração dos custos, monitoramento veicular, gestão de equipe, entre outros.
Quem faz a administração de frota?
Geralmente, o setor é comandado pelo gestor de frotas – ou o gerente – e sua equipe.
Em algumas empresas, esse trabalho pode fazer parte do escopo da área de RH ou Facilities.
Além disso, empresas que escolhem terceirizar a frota contam com o auxílio dos consultores do fornecedor, que vai ajudar o gestor da empresa a realizar um trabalho ainda mais eficiente.
Administração de frota própria X administração de frota terceirizada
Empresas que utilizam veículos no negócio têm duas soluções para escolher: frota própria ou frota terceirizada.
Veja como cada uma impacta no trabalho da administração.
Administração de frota própria
Frota própria é exatamente o que o nome sugere: uma frota composta por carros próprios da empresa.
Enquanto alguns empresários acreditam que essa é uma escolha interessante para o modelo de negócio, muitos discordam por conta do trabalho e despesas extras que a alternativa gera.
Isso, porque a frota própria exige que o corpo da administração seja mais robusto, o que significa que mais pessoas precisarão fazer parte da equipe.
Afinal, trâmites como a compra e revenda dos veículos, além da providência para manutenção, são de inteira responsabilidade da empresa.
Administração de frota terceirizada
Já a frota terceirizada trata-se de veículos alugados para a empresa.
É uma alternativa interessante porque os carros pertencem a sua empresa durante a vigência do contrato e são devolvidos para a fornecedora quando você quer trocar por carros novos.
A relação de custo-benefício e o gerenciamento veicular para empresa nessa alternativa é um dos principais atrativos.
A administração de frota também é beneficiada, pois tanto o gestor de frotas, como a equipe da empresa podem contar com a assistência completa do fornecedor, como ocorre com a Localiza Gestão de Frotas.
Isso significa que o administrador de frotas de veículos da companhia pode cuidar da parte que interessa: redução de custos, aumento de produtividade e melhores práticas.
Enquanto isso, a equipe da Localiza auxilia na gestão de trâmites operacionais – como o alerta para vencimento de CNH da equipe, manutenção dos automóveis, tratativa em caso de acidente, negociação com seguradora, fornecimento de carro substituto e compra e revenda dos veículos.
Administração de frota: principais responsabilidades
Seja frota uma frota própria ou terceirizada, a administração de frota de veículos inclui algumas atividades em comum. Confira:
1. Gestão dos custos
Uma das principais atividades da área de administração de frota é monitorar os custos com precisão para manter os gastos dentro do orçamento e identificar oportunidades de economia.
Nesse sentido, é possível economizar em várias frentes da empresa. Como, por exemplo, em multas NIC (multas por não identificação do condutor) e manutenções desnecessárias, provenientes de falta de gestão das revisões.
Vale lembrar que clientes da Localiza Gestão de Frotas podem economizar até 31% com frota terceirizada, em relação à frota própria.
Ou seja: além da economia com a terceirização pela Localiza, o trabalho da gestão ajuda a poupar ainda mais.
2. Aumento de produtividade
A administração de frota de carros da empresa também fica encarregada da gestão da equipe e das rotas.
Isso, porque montar trajetos eficientes e entender o perfil de condução do time são tarefas fundamentais para aumentar a produtividade.
3. Qualidade dos carros
Além disso, na administração de frota está o controle de qualidade dos veículos. Revisões, manutenção preventiva, manutenção corretiva, limpeza e adesivação são alguns dos aspectos ligados ao carro.
Lembrando que nos casos de frotas terceirizadas, toda essa parte também recebe o suporte do fornecedor.
Administração de frota: ferramentas de trabalho
Para executar a tarefa com eficiência, o administrador de frota precisa contar com algumas ferramentas de trabalho que possibilitarão análises e tratativas. Destacamos as principais.
1. Sistema de telemetria
Os sistemas de telemetria vão além do monitoramento veicular. Na Localiza, por exemplo, você encontra soluções como o Carro Conectadoque mostra, também, o perfil de condução do motorista.
Com a ferramenta, o gestor sabe a velocidade em curvas, duração das frenagens, quilômetros rodados e consegue ter acesso ao posicionamento em tempo real.
Na prática, isso permite mais segurança ao time e mais oportunidades de negócio – caso um atendimento emergencial apareça, é possível deslocar o condutor mais próximo, por exemplo.
2. Portal de soluções
Portais do gestor como o MyFleet permitem que o responsável pela administração de frota possa acompanhar o andamento de cada ocorrência.
Multas por condutor e veículo, controle das manutenções e histórico da utilização dos carros ficam acessíveis e claros para que a organização da rotina de trabalho e a tomada de decisão sejam eficientes.
3. Aplicativos para o condutor
Mais uma ferramenta que pode auxiliar significativamente a administração de frotas da empresa são aplicativos que facilitem tratativas básicas entre equipe e gestão.
Nesse sentido, recursos como o #meucarro, por exemplo, permitem que agendamento de manutenção e outras informações sejam vistas com agilidade entre os profissionais.
Aproveite e conheça os sistemas de gestão da Localiza Gestão de Frotas.
