Desenvolver uma política de utilização de frota exige mais do que a interface com outros setores da companhia. É preciso entender os objetivos do setor de frotas e as necessidades do time. A boa notícia é que a tarefa é mais simples do que parece.
E nós preparamos este miniguia com o que você precisa saber para começar a desenvolver as políticas de utilização de veículos. Confira!
Por que é importante ter uma política de utilização de frota?
Porque a política de utilização de frota torna claro o conjunto de regras referente ao uso dos veículos da empresa. Isso assegura as boas práticas da equipe e como resultado surgem benefícios: mais segurança para os condutores, carga e carro; redução de custos; aumento de produtividade e até aumento da vida útil dos automóveis.
O que entra nas regras da política de utilização de frota?
Uma política de utilização de frota deve englobar tudo que envolve os veículos da empresa e seus condutores. Isso significa que regras de uso diário e tratativas para eventualidades fazem parte do compilado.
- Diretrizes de uso particular: se é ou não permitido utilizar o carro fora do horário de trabalho.
- Diretrizes de abastecimento: se existem ou não postos conveniados para o abastecimento, necessidade de apresentação de notas fiscais, como é feito o reembolso ou se há uso de cartão corporativo.
- Diretrizes de quilometragem: se é preciso comprovar a quilometragem inicial e final de cada dia de serviço.
- Diretrizes de conservação: tudo o que engloba cuidados com o veículo, inclusive limpeza e agendamento de manutenção.
- Diretrizes de multas e acidentes: todas as tratativas para cada caso de infração de trânsito ou sinistro.
4 dicas para elaborar a política de utilização de frota:
Para montar sua política de utilização de veículos da empresa é fundamental tomar alguns cuidados especiais. Confira.
1. Pense em suas metas e resultados
O ponto de partida para o desenvolvimento de uma política eficiente é a análise das metas do setor de gestão de frotas. Esses objetivos devem nortear boa parte das regras de utilização dos veículos.
Por exemplo: se a redução de despesa com combustível é uma das principais metas, é fundamental criar normas que viabilizem tal resultado. Nesse sentido, reduzir as possibilidades de utilização do carro para fins particulares é um exemplo de objetivo que norteará o desenvolvimento das regras.
2. Considere as leis de trânsito
As leis de trânsito são fundamentais para todos os condutores, sem exceção – e isso não é novidade, não é mesmo? No entanto, ao desenvolver a política da empresa, é interessante reforçar para o time que além do regimento interno da companhia existem condutas legais que precisam ser respeitadas. Sendo assim, é possível elaborar artigos conjuntos.
Por exemplo: falar ao celular enquanto dirige é infração que resulta em multa segundo o CTB, mas também pode resultar em penalidade administrativa da empresa para o condutor, por exemplo.
3. Converse com a equipe
A política de utilização de frota também deve considerar as necessidades do time. A dica, portanto, é entender o dia a dia dos condutores e avaliar o que faz sentido manter no conjunto de regras.
Por exemplo: se a produtividade aumenta consideravelmente quando o funcionário pode ir para casa com o carro da empresa em dias úteis, talvez uma regra proibindo tal prática não seja viável para o conjunto de resultados.
4. Divulgue as políticas com clareza e de forma acessível
Mais uma importante tarefa para quem cuida das políticas de utilização de frota na empresa é tornar o documento claro e acessível. Nesse sentido, jornais de comunicação interna, boletins eletrônicos, cartilhas ou murais podem ser muito úteis para manter o time sempre antenado quanto às regras da companhia. Há também a possibilidade desse documento se tornar um termo de compromisso, requerendo inclusive a assinatura de quem utilizará o veículo.
Política de utilização de frota terceirizada
A política de utilização de frota terceirizada pode ser desenvolvida junto ao time da Localiza, de acordo com o contrato. Ou seja, fica ainda mais fácil de desenvolver diretrizes eficientes, que contribuam verdadeiramente com as metas da sua empresa.
