Política de frota: saiba o que é e como implementar corretamente
Uma política de frota é importante para manter a eficiência no transporte. Isso porque o regulamento garante sucesso nas operações e beneficia os departamentos da empresa no geral.
O uso dos automóveis deve ser atribuído a esse conjunto de regras, visando boas práticas das equipes envolvidas na mobilidade. Dessa forma, o empreendimento agrega valor e segurança aos serviços.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para você entender como desenvolver uma política de utilização de veículos eficaz e vantajosa para o seu negócio. Veja!
Índice
- O que é política de frota?
- Quais são as principais regras da política de frotas?
- Como funciona a política de frota?
- Como implementar a política de frota?
- O que é necessário para implementar a política de frota?
- Quais são os benefícios da política de frota?
- Como acompanhar os resultados da política de frota?
- Quais são os desafios da política de frota?
- Dicas e boas práticas para a política de frota
- Como a tecnologia pode ajudar na política de frota?
O que é política de frota?
A política de frota é um planejamento que registra as atividades sobre os transportes da organização. Um dos principais objetivos é fornecer orientações aos condutores em relação ao trânsito e boas práticas com os automóveis.
Introduzir esse tipo de manual não representa apenas a criação de normas de proibição, mas auxilia no desempenho e gera segurança na estruturação logística.
Além disso, a companhia que segue as diretrizes de uso dos automóveis gera melhorias à sua produção e à gestão de frotas.
Quais são as principais regras da política de frotas?
Para manter um controle de frota eficiente, é fundamental que a gestão de transporte considere alguns pontos, como:
- uso pessoal dos veículos: para situações fora do ambiente comercial;
- abastecimento da frota: em postos conveniados;
- documentos: fornecimento de notas fiscais e políticas de reembolso sobre combustíveis;
- quilometragem: comprovação dos percursos diários;
- conservação dos automóveis: limpeza, cuidados e manutenções;
- imprevistos: gestão de multas e sinistros;
- agenda semanal: dias e horários para circulação da frota.
Como funciona a política de frota?
A política de uso da frota reúne um conjunto de tarefas, sendo aplicada de acordo com as necessidades dos empreendimentos. No entanto, as regras podem variar, sendo que a maioria se baseia nos seguintes fatores:
- direção: respeitando as leis de trânsito e analisando o comportamento dos condutores durante as viagens;
- utilização dos automóveis: horários de entrada e saída, pausas para refeições e descanso dos condutores, roteirização dos percursos, ociosidade dos motores;
- manutenção preventiva dos caminhões: conforme os períodos estipulados por indicadores;
- gastos com combustíveis;
- performance dos condutores.
Como implementar a política de frota?
A implementação da política de uso de carros se baseia em fatores relevantes que evitam imprevistos no setor de transportes. Da mesma forma que a companhia precisa cumprir as metas, os protocolos servem para o gestor de frota manter a organização das operações.
Confira, a seguir, como implementar uma política de frota detalhada no seu negócio para ter benefícios no fluxo operacional!
1) Objetivos
Antes de planejar uma política de frota, a empresa deve reconhecer as suas demandas para desenvolver um modelo adequado para utilização dos automóveis. Para isso, são criadas normas essenciais para serem aplicadas na rotina comercial, como realizar uma direção defensiva ao transportar as cargas ou até utilizar a telemetria durante o deslocamento.
2) Leis de trânsito
Nenhuma companhia quer ser punida com infrações e multas de trânsito. Por isso, nesse momento, o gerente de frotas deve saber como interceder na disciplina dos condutores no deslocamento da frota.
As atividades na rua são primordiais para a segurança e o sucesso das operações. Logo, é indispensável atender às leis em alguns aspectos, como:
- velocidade máxima permitida nas rodovias;
- carros em condições de circularem;
- regulamento para ultrapassagens;
- presença de outros automóveis nas faixas de rodagem.
3) Uso dos veículos
Nessa parte, é crucial definir um código de uso da frota e mencionar no documento o que não pode ser feito com os caminhões. Assim, é possível manter um melhor controle sobre as funções das equipes e mitigar problemas com o mau uso dos transportes.
Algumas instruções que podem ser firmadas e avaliadas se foram cumpridas são:
- limpeza dos automóveis;
- pessoal autorizado para condução;
- limites de combustível para abastecimento;
- programação de reparos e prevenção.
4) Avaliações e feedback
É preciso saber o que os funcionários têm a dizer sobre as tarefas diárias com as frotas. Portanto, ouça a opinião do time para organizar melhor a política de uso da frota.
Lembre-se que os condutores são os responsáveis pelo uso da frota e são capacitados para sugerirem melhorias no uso dos veículos.
5) Divulgação das normas
Criada a política de frotas, é hora de divulgar as informações na empresa para os times compreenderem as normas de uso dos automóveis. Para isso, monte o seguinte planejamento:
- reúna os funcionários para apresentar o projeto;
- responda, detalhadamente, as dúvidas das pessoas;
- disponibilize o documento para consultas;
- aceite sugestões;
- atualize as diretrizes periodicamente, atendendo às necessidades da companhia.
6) Rotas
As rotas são estabelecidas para a organização escolher os melhores percursos para o deslocamento da frota e cumprir o prazo dos serviços. Nesse caso, é importante determinar que o caminho só pode ser alterado no caso de impedimentos nas rodovias.
O planejamento dos trajetos também impacta no consumo de combustível e na economia. Estando em conformidade com o roteiro, a empresa não terá gastos extras no abastecimento da frota.
7) Relatórios
As atividades e a movimentação dos veículos precisam ser registrados para melhorar o monitoramento da frota. Para isso, invista em sistemas de gestão, como os indicadores, que auxiliam na tomada de decisões e na elaboração de estratégias.
8) Penalidades
Convém citar as penalidades para o colaborador que não obedecer aos termos da política de frota. Cabe à organização decidir sobre as regras punitivas, conforme os tipos de infrações cometidas.
Dessa maneira, é possível reduzir as possibilidades de problemas que possam atrapalhar o andamento dos negócios e comprometer a segurança do trabalho.
O que é necessário para implementar a política de frota?
Antes de criar a sua política de utilização de automóveis, observe o fluxo do seu empreendimento e identifique onde precisa de ajustes. Assim, é possível otimizar a rotina de tarefas por meio de algumas análises, como:
- acompanhamento dos resultados;
- execução das metas;
- análise de prejuízos;
- despesas elevadas;
- frota ociosa;
- atrasos;
- falhas na manutenção.
Quais são os benefícios da política de frota?
Ao implementar a política de frota, o seu negócio recebe diversos benefícios, como:
- segurança nas operações;
- avaliação detalhada sobre as atividades dos condutores;
- possibilidade de gerar bônus para as equipes da gestão de transporte;
- facilidades no gerenciamento de frota;
- redução de despesas elevadas com combustíveis, infrações no trânsito e manutenção dos caminhões;
- baixo índice de sinistros no trânsito;
- melhoria da cultura organizacional;
- interação entre os setores;
- respeito às normas da empresa;
- aumento da produtividade.
Como acompanhar os resultados da política de frota?
Implantada a política de uso da frota, observe se as metas da organização estão atingindo os objetivos. Na falta de resultados positivos, é hora de fixar um novo regulamento sobre as boas práticas com os veículos.
Nessas horas, o gestor de transporte precisa ampliar a sua visão sobre as funções. Ele deve identificar e descartar o que está impedindo o sucesso das operações. Para isso, é vital monitorar os relatórios de atividades e aplicar o estatuto conforme cada situação.
Quais são os desafios da política de frota?
A política de frotas é complexa, pois exige soluções imediatas, criação de estratégias e ampla visibilidade sobre os serviços realizados. Com isso, o empreendimento se depara com diversos desafios. Para conhecer alguns e saber como solucioná-los, acompanhe a seguir!
1) Gerenciamento de dados
A gestão de frotas se depara com muitas informações diariamente, por meio de relatórios que apontam o desempenho das tarefas. Em situações como essa, é bom contar com sistemas de automação para organizar os dados e aumentar a produtividade da companhia.
2) Custos
A saúde financeira da empresa requer estratégias sólidas para manter o lucro com as atividades e reduzir as despesas elevadas. Por isso, a política de frota equilibra as contas e apoia na identificação do que está sendo gasto desnecessariamente.
3) Tendências
Com o aumento da tecnologia no mundo, o mercado vem ganhando novas formas de impulsionar os serviços, principalmente no setor empresarial.
O gestor de frota precisa se atualizar constantemente para verificar as novidades e implementar as melhores soluções no setor de transportes, que incluem:
- novas versões de automóveis;
- softwares de gestão;
- sugestões para redução de custos;
- organização de dados da gestão de frota;
- armazenamento de cargas, entre outros.
4) Desempenho dos serviços
Monitorar os condutores é de extrema importância, já que a frota passa a maior parte do tempo sob a responsabilidade desses profissionais. Então, observe se as funções estão em conformidade com as leis de trânsito e se respeitam os prazos dos serviços.
Para isso, a companhia pode contar com o sistema de telemetria para rastrear e comprovar o bom uso dos carros.
5) Risco de sinistros
Todos os meios de transporte podem se envolver em acidentes no trânsito e ter consequências sérias, como perda de materiais, danos estruturais nos veículos e lesões nos condutores e passageiros.
No caso de algum sinistro, acione o seguro veicular, preste os atendimentos necessários às pessoas envolvidas na situação e restabeleça, no menor tempo possível, o novo prazo para o serviço interrompido.
Dicas e boas práticas para a política de frota
Decidiu criar uma política para frota na sua empresa? Então, veja como essas dicas vão te contribuir na montagem um documento objetivo para o seu empreendimento!
- Primeiro, conheça as necessidades da sua gestão de frotas;
- Identifique os erros;
- Analise os custos do empreendimento;
- Confira o estado de conservação da frota;
- Monte um plano adequado de acordo com o perfil do seu negócio.
Dessa forma, você não terá dificuldades para montar a política de frotas, já que é uma tarefa simples que exige somente conhecimentos gerais sobre o estabelecimento.
Como a tecnologia pode ajudar na política de frota?
A tecnologia equilibra a gestão de transporte com ferramentas modernas e eficazes para automatizar o controle da frota.
Desse modo, a Localiza Gestão de Frotasconta com a tradição e o reconhecimento do mercado para oferecer sistemas de gestão que impulsionam os resultados e ajudam no destaque dos negócios.
Com a gente, você ganha vantagens de terceirizar a sua frotasem altos custos e tem veículos modernos equipados com telemetria, um sistema que permite monitorar as atividades dos condutores no trânsito.
Ainda, você tem acesso ao sistema de multas online, que viabiliza o monitoramento de multas que podem ter sido tomadas durante o trajeto do transporte das mercadorias.
Tudo isso acompanhado da revisão e manutenção garantida no aluguel do caminhão.
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